世界の中でも地震が多い国といわれる日本。いつどこで誰が震災に見舞われても不思議ではないですよね。
今や日本人の生活のなかで、地震に対する備えはごく当たり前になってきました。しかし、いざあなたに関わりのある方々が被災されたとき…どのような声かけをすればよいのでしょうか。
書くべきこと、書くべきではないこと。この記事では、ビジネスシーンで役立つ「地震発生後に送る気遣いメール」について解説します。
地震後の気遣いメールに関するマナー
被災地の最新の状況をまず確認
リアルタイムのTVニュースやX（旧Twitter）などで、被害が及んだ地域や大きさ、二次災害やライフラインについて最新の状況を確認する。
見当違いなことを書かないため、まずは相手の置かれているであろう状況を把握しましょう。
メール送信のタイミングは臨機応変に
電話回線は混線し、ネット回線もダウンしている可能性もあります。繋がっていたとして、パソコンやスマートフォンを見られるような状態ではないかもしれません。
心配する気持ちをいち早く伝えたいのもわかりますが、被災状況によっては少し落ち着いてから送るなど、臨機応変に対応しましょう。
また相手からの返信についても、なかなか返事がないからといって追っての連絡などはせずにしばらくは待つようにしましょう。
気遣いメールを書く際のポイント
①件名だけでも一目でわかるように
送り先の方の受信ボックスは、あなた以外からの気遣いメッセージ・未読の業務メールでいっぱいかもしれません。優先順位の高い他のメールを邪魔してしまうのは本望ではありませんよね。
件名に【地震被害のお見舞い申し上げます】と書くなどすれば、一目で中身が想像できるうえ、落ち着いてからの返信にしようと判断してもらう助けになるかもしれません。
②挨拶文は省いてもOK、内容は簡潔に
「お疲れ様です」「いつも大変お世話になっております」といったビジネスメールの典型的な枕詞は、必ずしも必要ではありません。
大変な状況の中でメールを読むことを想定して簡潔にまとめ、仕事の業務連絡や、こちらの近況報告など余計な文章は控えましょう。
③お見舞い・支援・復興祈念の言葉を添える
- 相手を心配している気持ちを伝える
- 現地または遠隔で役に立てることがあるか尋ねる
- 一日でも早い復興を願う気持ちを伝える
④マイナスの状況を連想させる忌み言葉はNG
忌み言葉とは、不幸や悲しみが続くことを想像させるため、葬儀など特定の場面で使わないようにするべき言葉のことです。普段ビジネスメールで使用している言葉もあるため注意しましょう。
【例】引き続き、重ね重ね、追って、くれぐれも、度々、増々、しばしば、返す返す、繰り返し、など。
ケース① テレワーク中に地震発生
上司にメールする場合の例
件名：【地震被害のお見舞い申し上げます】□□□部△△
〇〇部長
報道で●●地域の地震被害を知りました。
〇〇部長をはじめ、本社スタッフの皆様の安否を心配しております。
お困りのことはございませんでしょうか？
もし何かお役に立てることがあれば、出来る限りの対応をさせて頂きます。
何なりとお申し付け下さい。
皆様のご無事を祈るとともに、一日でも早い復興を心より願っております。
取り急ぎ、メールにてお見舞い申し上げます。
支援を申し出る
何か自分にできる・手伝えることはないかという気持ちを簡潔に伝えましょう。その後、状況が少し落ち着いたタイミングで業務上のサポートについても提案してみるとよいですね。
同じ部署やチームで一緒に動いているプロジェクト、納期が迫っている作業など、自分が代わりに進められる仕事があれば声掛けをしていきましょう。
テレワークの強みを活かす
昨今の社会情勢から、テレワークが標準になった方々も多いと思います。
オンライン上のツールを活用して他支店・部署との連携を取りながら、テレワークの強みを活かして遠隔での業務支援にあたりましょう。
同僚・部下にメールする場合の例
件名：【地震の状況を心配しております】□□□部△△
〇〇様
この度、●●地方の地震被害の状況を報道で知り、〇〇さんはじめ、ご家族の皆様の安否を心配しております。
まずは皆様のご無事を心より願っております。
また、何かお困りのことがあれば遠慮なくお申し出下さい。
微力ながら私にできることがあれば、お手伝いさせて頂きたいと考えております。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、お見舞い申し上げます。
同居家族の安否も気遣う
テレワーク中ということで、被災された際には家族・親族と一緒にいた場合が多いはずです。同僚や部下を気遣うことはもちろん、一緒に過ごす方々の安否も気遣いましょう。
支援をお願いしやすい雰囲気作りを
こちらから先に声掛けをすることで、被災した方が支援をお願いしやすい雰囲気作りを心掛けましょう。
特に部下から上司へは、なかなかお願いしにくいこともあると思いますが、緊急事態においては地位や立場も関係なく助け合えるよう、相手を気遣う一言を自然に伝えられると素敵ですね。
ケース② 社内の支店所在地で地震発生
件名：【地震被害のお見舞い申し上げます】□□□支店△△
●●支店
〇〇様
今朝、そちらの地方で大きな地震があったとのこと、●●支店の従業員の皆様はご無事でしょうか？
遠方ゆえ、すぐに駆けつけることができず残念でなりません。弊支店では従業員一同とても心配をしております。
微力ながら何かお役位に立てることがないかと考えておりますので、お困りのことがあれば遠慮なくお知らせ下さい。
取り急ぎ、メールにて恐縮ですが皆様のご無事を心よりお祈り申し上げます。
支店のスタッフ全員の安否を気遣う
支店にいる全員の無事を心配する気持ちを伝えるのがよいですね。
被災地域の支店での業務内容を請け負うこと、そちらの支店へ直接支援に行っても迷惑にならないかどうか？など、被災状況も逐一確認しながら連絡を取り合いましょう。
地域は違えども、同じ社内の人間だからこそ助け合えることが沢山あるはずです。
また、日頃から災害時を想定していざという時の業務オペレーションを構築しておくことも大切ですね。
ケース③ 取引先の所在地で地震発生
件名：【謹んでお見舞い申し上げます】株式会社□□□ △△
株式会社●●
〇〇様
株式会社□□□の△△です。
報道により、御地の地震による被害が甚大であることを知りました。
貴社の従業員の皆様方がご無事でいらっしゃることを心より祈念しております。
私共で何かお役に立てることがございましたら、何なりと御遠慮なくお申し付け下さい。
少しでもお力になれればと考えております。
被害が軽微であること、そして一日でも早いご復興を願い、メールにて恐縮ですが、取り急ぎお見舞い申し上げます。
お見舞いメールだとわかりやすい件名で簡潔に
他にも多くの会社や社内からお見舞いメールが届くことを想定しましょう。
混乱した中でメールチェックをする作業を考えると、「わかりやすい件名で簡潔な内容で」送ることが最も優先すべきマナーとなります。
ニュースなどで被害の状況を確認しながら、メールを送るタイミングもしっかり見極めましょう。
日頃から地震へ備えておく
会社で仕事をしていれば、総務部などのスタッフが地震時の備えは整えてくれていると思います。しかし自宅でテレワークという状況が増えると、下記のような備えを自分でできているかがポイントになります。
- 防災グッズや非常食の備蓄
- 近隣の避難場所の確認
- 地震保険への加入
防災グッズは個別の商品を揃えようとすると探すのも大変なので、リュックと中身一式が初めからセットになっているものが便利です。近隣の学校や公園に避難するケースではこのリュックに貴重品を入れたものを持ち出すイメージで、そのほか自宅には温めずでも食べられるレトルト製品や完全食といった食糧やペットボトルの水を備蓄しておけば安心でしょう。
地震保険は火災保険の付帯という形になります。ご加入の火災保険のオプションに付けていたかの確認や保険料金の見直しは、地震に対する意識が高まったタイミングをきっかけに済ませておくのをおすすめします。
まとめ
今回の記事のポイントをまとめてみます。
地震の気遣いビジネスメールのマナー
- 被災地の最新の状況をまず確認
- メール送信のタイミングは臨機応変に
- 気遣いメールを書く際のポイント
- 件名だけでも一目でわかるように
- 挨拶文は省いてもOK、内容は簡潔に
- お見舞い・支援・復興祈念の言葉を添える
- マイナスの状況を連想させる忌み言葉はNG
ケーススタディ
テレワーク中に、社内の支店所在地で、取引先の所在地でと様々な地震発生のケースが考えられるが、以下のようなポイントをおさえて気遣いメールを作成する。
- 同居家族や支店内の他従業員の安否も気遣う
- 支援をお願いしやすい雰囲気作りを
- テレワークの強みを活かした業務支援
- お見舞いメールだとわかりやすい件名で簡潔に
地震大国である日本、そして地震は忘れたころに突然やってきます。日頃からの備えをきちんとしておくことが重要です。
