暑気払いの案内状!社内・社外向けテンプレート!コピペOK!いつ配布?

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暑気払いを初めて司会する場合、案内状に何を書いていいのか分からないことがありますよね。

案内状は必要な情報と暑気払いのフレーズを用意するだけで簡単に作成することができます。

今回は新入社員の人でもすぐにできる、テンプレを複数用意していますのでぜひ参考にしてみてください。

暑気払いの案内状!社内・社外向けの作成ポイントは?

暑気払いの挨拶を書く際には、簡潔な文章で、参加をしたくなるような重々しくなりすぎない内容を書きます。

載せた方が良い項目は、こちら。

・簡単な挨拶
・開催日
・参加費
・時間
・場所
・参加有無を知らせる担当連絡先

上記は社内、社外共に最低限記載したい必要な項目です。書く際のポイントは、下記の点です。

・1枚のページにまとまる長さに納める
・あいさつ文には、参加したい思わせるような文章を書く
(例えば、社内へ送る挨拶状は、レストランの情報を載せるなど)
・参加有無を知らせる連絡先を記載する

各項目が分かりましたので、次は送り方について考えていきます。暑気払いの挨拶状はメールと手紙のどちらで送ることが望ましいのでしょうか。

社内の場合は通常メールでやり取りすることが多いです。しかしながら、日ごろの数多いメールに紛れ、挨拶状が忘れ去られてしまうことも。メールで送る場合は、タイトルに分かりやすく目立つ文字を入れるなど、相手から返信をもらうための工夫が必要になります。

社外の場合は手紙で送ることをおすすめします。日頃お世話になっている感謝を一言添えて送りましょう。

暑気払いの案内状【社内向け】コピペOK!

社内向けの暑気払いの案内状をご紹介します。

社内への挨拶文には、暑気払いの歴史を書くよりも、読み手に有益なレストランの情報を載せるのが良いでしょう。期待値が上がり、参加をしたいと思ってもらえるようになります。

挨拶文はコピーをして使用できますので、ぜひ参考にしてみてください。

梅雨が明けて、ここ数日は暑い日が続いております。
さて、この夏を乗り越えるべく、暑気払いを開催したいと存じます。
ひんやり冷えた美味しいビールを片手に、栄養たっぷりの食事をとり、皆さまに楽しいひと時を過ごしていただけますと幸いです。尚、今回は老舗レストランで人気の○○(お店の名前)で開催いたします。
夏限定メニューをご用意しておりますので、皆さまぜひ楽しみにご参加ください。日時:○月○日、○時~○時
場所:○○レストラン(会場までの地図を添付)
参加費:5,000円(当日、受付にお渡し願います)

参加のご連絡
○○課、○名前)まで
TEL:○○
Email:○○

※お手数ですが○日までに出欠のご連絡を頂けますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

暑気払いの案内状【社外向け】コピペOK!

社外向けの暑気払いにおける案内状をご紹介します。

ポイントは、紙に作成する場合には1枚の紙にまとまるように文章を作成することです。FAXで返信を頂く場合は、FAX番号の記入漏れがないよう注意しましょう。では、文章例題を見ていきます。

拝啓

初夏の候、貴社ますますご清栄のこととお詫び申し上げます。
さて、弊社○○では暑い夏を乗りきるために下記の通り暑気払いを開催させて頂きたく存じます。
ご多忙のことと存じますが、是非皆様のご参加を心よりお待ち申し上げております。

お手数をお掛けいたしますが、出欠のご連絡は○○日までに頂けますと幸いです。
何卒宜しくお願いいたします。

敬具


日時:○月○日、○時~○時
場所:○○レストラン(会場までの地図を添付)
参加費:5,000円(当日、受付にお渡し願います。)/無料の場合は理由を明記したうえで記載。
以上

株式会社○○
名前
電話番号:
メールアドレス:
FAX番号:

暑気払いの幹事が困ること!お店は?会費は?

当日は、しっかりと準備をしたつもりでも「会費が足りない」「当日キャンセルが多発」したという事態が考えられますので、予期せぬ出来事に備えるための準備をご紹介します。

下記の3点について準備のコツを記載しています。

1、お店選び
2、会費の貰い方
3、日程調整

1つ目のお店選びは人数によりますが、大人数の場合は個室が借りられる飲食店を選びましょう。参加者が好むお酒をおいていることと、種類が豊富に揃えられていれば喜ばれます。アレルギーや苦手なものが無いかも予め聞くとメニューを決めやすくなりますよ。

または、メニューが豊富な飲食店を選ぶことで、苦手な食べ物がある人でも他の料理を食べる選択肢が設けられていると良いでしょう。

2つ目の会費の貰い方については、名簿を用意しチェックリストに記入をしながら徴収する事をおすすめします。端数の出る金額(例えば4,990円)は支払いに手間がかかるので、切れの良い数字を選びましょう。

3つ目の日程調整は、暑気払いに参加をすることで、会社や個人に負担のかからない日程を選びます。一般的に避けたい時期は月末や月初の期間です。各会社によって繁忙期がありますので、それを避けて日程を組むことをおすすめします。

最後に

今回は、暑気払いのコピーして使える挨拶例文や、挨拶文作成の際のポイントをご紹介しました。

暑気払いの挨拶文を作成する際に気を付けたい、3つのコツは下記の通りです。

1、全体が1枚の紙におさまる長さで作成
2、レストランの有益情報を載せて興味を引く内容に
3、参加有無の連絡先と、締め切り日時を記載

社内向けに書く際は、メールのタイトルに【暑気払い】と目立たせることで数あるメールの山に埋もれる危険性が低くなります。分かりやすく目立つように明記をしましょう。

社内向けに手紙を出す際は、FAXで送信することを考えA4の紙に納まるサイズで用意をすると、相手への心遣いとして喜ばれます。

レストラン情報を書くことで参加したい意欲が掻き立てられます。楽しみにしたくなるような、食事やレストランの風景など長すぎない程度に入れると期待値があがるのでおすすめです。参加する場合の連絡先は、FAXで送る際はFAX番号も記載忘れがないようにしましょう。

ぜひ、コピーで使える挨拶例文をアレンジしながら使用してみてくださいね。

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