大雨や台風の気遣いビジネスメール例文集！訪問のお礼やお見舞い文！

四季が美しい日本。季節によって景色を変える自然に癒やされることも多いのですが、ときに自然の恐さを感じることも。

大雨や台風など自然の力には抗えない天候による被害、天災に見舞われた場合、被災された方々に何と声をかけるべきか？

心配な気持ちはあるものの、咄嗟に言葉が出てこない…そんな経験ありませんか？

ビジネスシーンでも日頃お世話になっている方々と何気なくやりとりしているメール。

季節の挨拶、定型文、いつも決まった書き出しになりがちですが、相手の状況によっては気づかいの一言を入れることができる人になりたいものです。

この記事では、天候被害や天災で大変な思いをされている方に向けて送る「気遣いメール」の例文をご紹介します。

いざという時にスマートな対応ができるよう、参考にしてみてくださいね。

大雨や台風の気遣いビジネスメールのマナーは？

天候による被害にあわれた場合、まずは相手の安否や現地の状況が心配になると思います。

すぐにでも安否確認をしたい、声をかけたいという気持ちから、急いでお見舞いメールを送りたいのですが、まずは心を落ち着かせて一呼吸。

最新のニュースや新聞などで、できる限り正確な情報を確認しましょう。

その上で、連絡を差し上げてもよい状況かどうかを見極めることが大切です。

相手の状況に寄り添うため、まず確認すべきポイント

1. 被害が及んだ地域
2. 被害の大きさ
3. ライフラインの状況

メールを送るタイミング

被害に関する状況をしっかり確認した上で、今はどんな手段で連絡を取るのがベストか考えてから行動しよう。

家族親族ならまず電話で話すことが多いのでしょうが、ビジネスの相手であれば、まずメールを送るのがベスト。

その後、電話でお見舞い申し上げる、または何か手伝えることがないかお伺いするのもありです。

災害の状況によっては電話が繋がりにくい場合もあるので注意が必要。

書く内容について

①相手の気持ちや状況に寄り添い安否を気づかう

• ご無事でいらっしゃいますか？
• お怪我はございませんでしたか？
• 大きな被害をうけていらっしゃるのではないかと心配しております。
• ご健康を心よりお祈りしています。
• 皆様の心痛いかばかりかと、お察し致します。
• 報道でそちらの状況を知り、心が痛みます。

②何か手伝えることはないかお尋ねし、力添えしたい気持ちを伝える

• お困りのことはございませんでしょうか？
• 私共に何かできることがあればお手伝いさせて下さい。
• サポートできることがあれば、そちらに伺います。
• できることがあれば、何なりとお申し付けください。
• 必要なことがございましたら、遠慮なくおっしゃってください。

③被害を知って取り急ぎ連絡した旨を伝える言葉

• 今、テレビの報道で〇〇の被害があったと知ったので、ご連絡をいたしました。
• メールにて恐縮ですが、取り急ぎお見舞い申し上げます。
• 報道で〇〇地方のことを知り、心配でメールを差し上げました。

書くことを控えたい内容について

①忌み言葉

「悪い」「悪化」「衰える」「長引く」「重ねる」「重ね重ね」「追って」「再び」「繰り返す」

②感情的な言葉

「頑張って」「かわいそう」など、何気なく使った言葉が重荷となる場合もあります。

③仕事の業務に関する連絡

ただし、大事な取引をしている最中であったり、業務の件に何も触れないことで、相手に不安を与えてしまうような状況であれば簡潔に伝えよう。

「〇〇の件は、私が引き継いでおります。」「計画通りに進めております。」など。

大雨・台風などの悪天候に来訪をしてくれた際のメール例文

例文

悪天候のなかでの来訪お礼ポイント

①天候が悪い中わざわざお越し下さったことへの感謝

• 本日はあいにくの雨の中お越しいただき有難うございました。
• この度はこのような悪天候の中、足をお運びいただきまして誠に有難うございます。
• 本日はお足元の悪い中、ご足労いただき誠に有難うございます。

②わざわざ来訪していただいたからこそ叶ったこと、貴重な時間であったことへの感謝

• 貴重なお時間をいただき有難うございました。
• お陰様で〇〇の件がまとまりました。
• やはり〇〇様にお越しいただいたおかげでスムーズに進みました。

③今後の状況も気づかう言葉

• スタッフ、ご家族の皆様もご無理のないようお過ごし下さい。
• どうぞ十分にお気を付け下さいませ。

大雨・台風などの悪天候予報がでている日に来訪予定の相手宛の例文

例文

悪天候予報の来訪相手へのメールポイント

①天候を心配する言葉

必ずニュースや新聞で出来る限り正確な情報を得た上で、気づかう一文を添える。

②来訪スケジュールについての確認

予定通りのスケジュールで大丈夫か？確認。スケジュールに余裕があれば代替案を提案する。

③悪天候の状況を気づかう言葉

大きな被害とならないよう願う気持ちなど、相手のことを心配している言葉を添える。

大雨被害にあわれた地域の取引先の企業への気遣いメール

例文

大雨被害の気遣いメールポイント

①件名はわかりやすく

• 「大雨被害を心配しております」
• 「大雨被害へのお見舞い」
• 「大雨による被害はございませんか」

被害が大きければ、落ち着いてメール対応をする時間もないはず。件名だけ見て、仕事の内容かお見舞いメールか判断できるとよい。

②無事を祈る言葉

• 御社ならびに〇〇様のご家族の皆様の安否はいかがでしょうか。
• 皆様のご無事をお祈りしております。

③支援を申し出る一文

• 出来る限りお力添えしたいと思っております。
• お困りのことがあれば、遠慮なくご連絡下さい。
• 私共にお手伝いできることがあれば、是非、協力させて下さい。

台風被害にあわれた地域の取引先の企業への気遣いメール

例文

台風被害への気遣いメールポイント

①件名はわかりやすく

相手はメール返信もままならない状況、お見舞いメールとすぐにわかる件名は必須。

②無事を祈る＆復興を祈る言葉

• 一日も早いご復興を祈念致します。
• ご息災を祈念致します。
• 皆様のご無事を心より願っております。
• 一日も早いご再建を心よりお祈り申し上げます。

③支援を申し出る一文

• 微力ながら出来る限り力添えをさせていただきます。
• 弊社でお役に立てることがあれば、どうか御遠慮なくお申し付け下さい。

④お見舞い文に時候の挨拶は不要、負担にならない長さの文でまとめる

取り急ぎ、お見舞いや安否を気づかう言葉から書き始め、短めの文章でまとめよう。

まとめ

 

災害のお見舞いメールにて支援を申し出て、実際に必要物資をお届けする際にあると便利なアイテムをご紹介します。

皆様が求めている物資を段ボール等に入れて郵送、もしくはお届けに上がる場合、安否を気づかう気持ちを少しだけ一緒に梱包できるとよいですね。

一筆箋シンプル無地50枚入り　790円

被災された方々の心境を想像し、あまり派手な柄や色目のものよりシンプルな一筆箋です。

ビジネスシーンでも使いやすいので、デスクに常備しておくといざという時に安心。

ミドリ便箋 きれいな手紙が書ける便箋　お礼状用　427円

心配している気持ち、復興を願う気持ち、お手紙でしっかり届けたいという方にお勧め。

手紙の文章が美しく見えるバランスが一目瞭然な「秘密の下敷き」付きの便箋です。

大変な状況のなか、自分の安否を気遣ってくれる人がいるということで、少しだけ前を向くことができる瞬間があります。

ちょっとした言葉、声掛けで気持ちが楽になることがあります。

頑張れとか、大丈夫とか、簡単に言えない状況だとしても・・・「あなたはわたしにとって大切な人だよ」という気持ちを伝えよう。

大切な人がいてくれることで、底知れぬ力が湧いてくることってあると思います。

メール、電話、手紙。

気持ちを伝え合うことで、いろいろなことが少しでも良い方向に進むといいですね。