大雨や台風の気遣いビジネスメール例文集!訪問のお礼やお見舞い文!

四季が美しい日本。季節によって景色を変える自然に癒やされることも多いのですが、ときに自然の恐さを感じることも。

大雨や台風など自然の力には抗えない天候による被害、天災に見舞われた場合、被災された方々に何と声をかけるべきか?

心配な気持ちはあるものの、咄嗟に言葉が出てこない…そんな経験ありませんか?

ビジネスシーンでも日頃お世話になっている方々と何気なくやりとりしているメール。

季節の挨拶、定型文、いつも決まった書き出しになりがちですが、相手の状況によっては気づかいの一言を入れることができる人になりたいものです。

この記事では、天候被害や天災で大変な思いをされている方に向けて送る「気遣いメール」の例文をご紹介します。

いざという時にスマートな対応ができるよう、参考にしてみてくださいね。

大雨や台風の気遣いビジネスメールのマナーは?

天候による被害にあわれた場合、まずは相手の安否や現地の状況が心配になると思います。

すぐにでも安否確認をしたい、声をかけたいという気持ちから、急いでお見舞いメールを送りたいのですが、まずは心を落ち着かせて一呼吸。

最新のニュースや新聞などで、できる限り正確な情報を確認しましょう。

その上で、連絡を差し上げてもよい状況かどうかを見極めることが大切です。

相手の状況に寄り添うため、まず確認すべきポイント

  1. 被害が及んだ地域
  2. 被害の大きさ
  3. ライフラインの状況

メールを送るタイミング

被害に関する状況をしっかり確認した上で、今はどんな手段で連絡を取るのがベストか考えてから行動しよう。

家族親族ならまず電話で話すことが多いのでしょうが、ビジネスの相手であれば、まずメールを送るのがベスト。

その後、電話でお見舞い申し上げる、または何か手伝えることがないかお伺いするのもありです。

災害の状況によっては電話が繋がりにくい場合もあるので注意が必要。

書く内容について

①相手の気持ちや状況に寄り添い安否を気づかう

  • ご無事でいらっしゃいますか?
  • お怪我はございませんでしたか?
  • 大きな被害をうけていらっしゃるのではないかと心配しております。
  • ご健康を心よりお祈りしています。
  • 皆様の心痛いかばかりかと、お察し致します。
  • 報道でそちらの状況を知り、心が痛みます。

②何か手伝えることはないかお尋ねし、力添えしたい気持ちを伝える

  • お困りのことはございませんでしょうか?
  • 私共に何かできることがあればお手伝いさせて下さい。
  • サポートできることがあれば、そちらに伺います。
  • できることがあれば、何なりとお申し付けください。
  • 必要なことがございましたら、遠慮なくおっしゃってください。

③被害を知って取り急ぎ連絡した旨を伝える言葉

  • 今、テレビの報道で〇〇の被害があったと知ったので、ご連絡をいたしました。
  • メールにて恐縮ですが、取り急ぎお見舞い申し上げます。
  • 報道で〇〇地方のことを知り、心配でメールを差し上げました。

書くことを控えたい内容について

①忌み言葉

冠婚葬祭や時節の挨拶では避けたい言葉で、災害の際にも長期化や悪化を連想させるため控えたい言葉です。

「悪い」「悪化」「衰える」「長引く」「重ねる」「重ね重ね」「追って」「再び」「繰り返す」

②感情的な言葉

被災によって精神的にダメージを受けているときは、相手にあまり負担をかけない言葉選びが大切。

「頑張って」「かわいそう」など、何気なく使った言葉が重荷となる場合もあります。

③仕事の業務に関する連絡

まずは体調が回復することや被害が少ないことを願う気持ちを伝え、業務に関する連絡は極力避ける配慮が大切。

ただし、大事な取引をしている最中であったり、業務の件に何も触れないことで、相手に不安を与えてしまうような状況であれば簡潔に伝えよう。

「〇〇の件は、私が引き継いでおります。」「計画通りに進めております。」など。

大雨・台風などの悪天候に来訪をしてくれた際のメール例文

例文

件名:ご来社の御礼

株式会社〇〇〇
〇〇様

平素より大変お世話になっております。
本日は雨風が強い中、お越しいただきまして誠に有難うございます。

今回のプロジェクトに関して、〇〇様の革新的なアイデアを頂戴することができ、弊社としても大変充実した時間となりました。
貴重なお時間をいただきましたこと心より感謝申し上げます。

週末まで台風の影響が続くそうです。
〇〇様もご家族や社内の皆様も、どうぞお気を付けてお過ごし下さい。
大きな被害がないことを願っております。

悪天候のなかでの来訪お礼ポイント

①天候が悪い中わざわざお越し下さったことへの感謝

  • 本日はあいにくの雨の中お越しいただき有難うございました。
  • この度はこのような悪天候の中、足をお運びいただきまして誠に有難うございます。
  • 本日はお足元の悪い中、ご足労いただき誠に有難うございます。

②わざわざ来訪していただいたからこそ叶ったこと、貴重な時間であったことへの感謝

  • 貴重なお時間をいただき有難うございました。
  • お陰様で〇〇の件がまとまりました。
  • やはり〇〇様にお越しいただいたおかげでスムーズに進みました。

③今後の状況も気づかう言葉

  • スタッフ、ご家族の皆様もご無理のないようお過ごし下さい。
  • どうぞ十分にお気を付け下さいませ。

大雨・台風などの悪天候予報がでている日に来訪予定の相手宛の例文

例文

件名:〇月〇日のお打合せにつきまして

株式会社〇〇〇
〇〇様

平素より大変お世話になっております。
台風〇号がそちらを通過するニュースを見てご連絡をさせていただきました。
〇〇様の住んでいらっしゃる地域でございましたので心配しております。

〇月〇日に弊社にお立ち寄りいただく予定でございましたが、どうぞご無理のないようお願い致します。
台風の影響により交通状況も不安定になるかと存じます。
打合せに関しましては、スケジュール変更も可能でございます。

※下記の日程にて再調整可

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