「先生へメールを送りたいけど、書き方がわからないから教えて」と高校生の息子に頼まれました。今までメールソフトは学校の授業でしかさわったことが無く、検索してもビジネス向けのアドバイスが多く、どのような文章にすればいいのかわからなかったそうです。
確かに、普段はLINEばかり使用していて、彼がやりとりする相手も、友達か家族くらい。短文で送受信しているうえに、多少の無礼は許される関係ばかりです。
今回は、他校の先生宛にお礼のメールを、部を代表して彼が書くことになりました。
彼としては、
基本的なマナーを知りたい
お礼の文章を書くポイントを知りたい
とのこと。
難しくはありませんが、オフィシャルなメールには基本的な構成があります。この構成に基づいて書くことがマナーです。まずはそれを確認しましょう。また、メールでのお礼文のポイントについても確認したいと思います。
今回は、息子のようにお困りの高校生に向けて、高校生が先生へ送るお礼メールの構成と例文をご紹介します。
先生へのメールの書き方【基本的な構成】
先生などに送るオフィシャルなメールの書き方には、型のような基本的な構成があります。
2. 宛先
3. 挨拶と名前
4. 本題
5. 結び
6. 署名
この6つから構成されます。
それぞれ難しくはありませんが、順番に書いていくこと、書きもらさないことが大切です。それでは1つ1つ見ていきましょう。
件名の書き方
先生によっては、１日に何十通もメールを受け取るような立場の人もいます。読んでいただこうと思うと、まずはメールを開けてもらうことが重要です。
件名を見ただけで、
誰からか
用件は何か
がわかると、開封してもらいやすくなります。
例えば、
「○○高校○○部○○（名前）よりご来校のお礼」
「○○高校〇年〇組○○（名前）より○○のお礼」
などです。
自分の所属
お礼という用件
を明記します。
ちなみに、所属高校の先生に送る場合は、「○○高校」の部分は省略してもかまいません。
また、用件は長文になり過ぎないよう、簡潔に書きましょう。件名は簡潔で具体的に書くことが大切です。
宛先
メール本文の最初には、宛先として相手の名前を書きます。
高校名
クラス+担任 もしくは クラブ名+顧問 など
名前
敬称
を書きます。
例えば、
「○○高校 〇年〇組 担任
○○(名前)先生」
と、2行に分けて書きます。
今回は先生宛ですので様という敬称ではなく先生をつけます。いつもはあだ名で呼んでいたとしても、メールでは必ず「〇〇先生」と書くのがマナーです。
挨拶と名前
メールは、本題に入る前に挨拶文を入れ名乗るのがマナーです。
「お世話になっております。」
「先日はお世話になりました。」
などの挨拶文が使えるでしょう。
挨拶に続いて
高校名
〇年〇組 もしくは ○○部（役職があればそれも）
名前
を書きます。
例えば、
「お世話になっております。
○○高校〇年〇組○○(名前)です。」
と、2行で書きます。
本題
メールの目的を簡潔にまとめた本題のお礼を書きましょう。
お礼する出来事や、目的によって内容が大きく変わりますが、大切なことは感謝の気持ちが伝わる文章にすることです。ふざけたりせず、ていねいな言葉づかいで書くように気をつけましょう。
結び
最後は挨拶文で締めます。
お礼であれば
「心より感謝申し上げます。」
「本当にありがとうございました。」
が使えるでしょう。
次もあるようでしたら、
「次回もよろしくお願いいたします。」
「引き続きよろしくお願いいたします。 」
が適しています。
返信してもらうことが必要な場合には、
「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです。」
が良いでしょう。
署名
本文最後には、署名と呼ばれる、あなた自身が何者かについて書きます。名刺に近いイメージです。
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