名前を間違えたビジネスのメールがきた!指摘する返信文章の書き方は?

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メールはスピーディ、かつ自分の好きなタイミングで用件を伺える、また相手も好きなタイミングで確認できる非常に便利なツールですが、一方でうっかり名前を間違えて送ってしまうこともあります。

名前を間違えたメールが届いた場合はどう指摘すれば角を立てず相手に訂正してもらえるのか、自然に伝えることができるのかはもちろん、なぜ間違えてしまうのかという心理も気になります。

そこで今回はメールを受け取った際に名前が間違っていた場合どうすれば良いのか、どう指摘すれば良いのかをはじめ、状況に合わせた指摘メールの例文を紹介しています。

なぜ名前を間違えてしまうのかという心理が気になる方、できれば角が立たないように名前が間違っていることを指摘したいと悩んでいる方におすすめの内容なので、ぜひご確認ください!

名前を間違えたビジネスメールがきた!名前を間違える心理は?

パソコンメール

名前を間違えたビジネスメールが届くと「失礼な」と感じる場合、また間違えやすい名前や漢字の場合は「またか」など受け取り方も様々ですが、そもそもなぜ名前を間違えてしまうのでしょうか。

メールで名前を間違えてしまう大きな理由としては「変換ミス」があり、しっかり変換したつもりでも間違えたまま気づかず送信してしまった場合が多いですね。

しかし特にビジネスの場では名前を間違えてメールを送ることは大変失礼であり、基本的には名前の間違えや変換ミスなどもないよう、必ず送信前に確認しておきたいところです。

また「斎藤」→「斉藤」など略式の漢字にするだけならいいのではと考えている場合もありますが、これは基本的に避けておいたほうがいいです。

最初にお話した通り確かに相手にとってもよく間違われる、「またか」で済ませられる違いかもしれませんが、これはあくまで受け取り側が決めることです。

勝手に漢字を略式に変えるのも基本的に失礼なことであり、例えば先方から「漢字は使いやすいものを使って下さい」など具体的に言われていない限りはやめておきましょう。

名前の漢字が間違えられてメールがきた!指摘をするメール文面は?

パソコンとノート

名前の漢字が間違ったメールが届いたときに返信で指摘する場合のメール文面、例をまずは見てみましょう。

ところで、私の名前は○○ではなく△△です。

思った以上にダイレクトでびっくりしてしまったかもしれませんが、基本的に間違いを指摘する場合はストレートに伝えたほうが相手にも分かりやすく、次回以降もスムーズに改善してもらえます。

また指摘だけいきなりするのではなく、来たメール用件の返事をしつつ最後にさらっと伝えるようにすると相手にとっても「用件を無視されたわけではない」と安心できますね。

全く違う名前で間違えてメールがきた!指摘をするメール文面は?

カラフルなメール

漢字の変換ミスならよくある間違い、次は直っているかもしれないと思えるものの、完全に名前を間違っている場合はどう指摘すれば良いのか迷うので、こちらも例文を見てみましょう。

ところで、私の名前は○○ではなく△△です。

漢字の変換ミスであっても完全に名前を間違えている場合も基本的に指摘の仕方は変わらず、用件の後などにストレートに伝えるのが一番です。

もし完全に送り先を間違えている可能性がある場合は

「私の名前は○○ですが、宛先は私で大丈夫でしょうか?」

など、相手の送信ミスなどをやんわり伝えられると良いですね。

名前を間違えた英文メールがきた!指摘をする英語でのメール文面は?

世界地図

一番迷ってしまうかもしれないのが名前を間違えた英文メールで、指摘する場合はどのようなメール文面が良いのか、例を見てみましょう。

I am terribly sorry, but might you be remembering me by the wrong name?
※訳:恐れ入りますが、私の名前を間違えて覚えていませんか?

英語で伝える場合も基本的にはストレートに、それでいて直接的な「間違えている」などの表現は避け、「間違えて覚えていませんか?」などとしたほうが失礼にならないメールになります。

その後自分の名前を書いておけば相手にとっても記憶違いなのかスペル違いなのかまた誤字なのか気づきやすく、スムーズに伝わりますね。

担当者に指摘するだけでは納得いかない場合は?

世界のメール

メールで名前を間違えるというのはビジネスの場でもできるだけ避けなければならないマナーですが、それだけでは済まない、個人情報漏れなどに繋がりそうなメールの間違いもあります。

多くあるのは「Cc」「Bcc」のミスで、Bccで送るべきメールをCcで送ってしまい、全く関係ない人物にまでメールアドレスや内容を知られてしまった可能性があるというパターンですね。

また添付ファイルを考えていたファイルではなく別のファイルにしてしまった、そのまま送信してしまったというミスもありえ、こちらも個人情報などが心配です。

こういった場合は個人情報漏れや会社の情報が漏れる可能性も高いので、やんわり伝えるよりも速やかに送信ミスを伝えることを優先しましょう。

メールはスピーディーかつ自分や相手の都合の良いときに確認できる手段としてビジネスの場でも非常に使いやすいですが、一方メールを間違えるとこのように大きなミスにも繋がります。

しかしメールでの間違いやミスはほとんどが送信前に改めて確認することで防げるものが大半なので、メーラーで設定する、上司に確認してもらうなど対策を取り、間違わないようにしましょう。

まとめ

名前を間違えたビジネスメールが届いてしまったときの指摘メールの例文や伝え方、またメール間違えのリスクなどまとめ!

 

  1. メールでの名前の間違いは漢字であれば変換ミスの可能性も高いものの当然失礼な行動に当たるので、略式漢字などをかってに使うことはやめよう
  2. 漢字を間違えたメールが届いた際は「私の名前は○○ではなく△△です」とストレートに伝えたほうが理解されやすい、用件の後に書いておこう
  3. 完全に名前を間違っている場合もストレートに間違っていることを伝えることが一番で、万が一の送信先ミスなども確認しておけるとトラブルも回避できる
  4. 英語で名前の間違いを指摘したい場合は「間違っています」とストレートに伝えるのではなく「間違えて覚えていませんか?」などやんわり伝えると失礼に取られず用件を伝えられる
  5. メール間違いは名前の間違いなどの他Cc・Bccでの送信ミスや添付ファイルのミスなどがあり、個人情報漏れになりかねない場合は速やかに連絡することが大切

メールで名前を間違えるというのはビジネスメールでは出来るだけ避けたいところですがどうしても起こってしまうミスのひとつで、指摘する場合はストレートに伝えたほうが分かりやすいです。

メールの間違いは名前の他個人情報漏れに繋がるようなものまで多くあるため、送信前に必ず確認し、ミスがないことをチェックしてから送ることを常に心がけておきましょう!

 

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