名前を間違えてビジネスのメールをした!お詫びのメール文面は?英語の場合は?

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メールはスピーディ、かつ自分の好きなタイミングで用件を伺える、また相手も好きなタイミングで確認できる非常に便利なツールですが、一方でうっかり名前を間違えて送ってしまうこともあります。

名前を間違えて送信を完了させてしまい直後に気づいた、また相手から指摘されたら真っ青になりますし、どんなお詫び文を送ればよいか悩んでしまいますね。

今回はうっかりメールを送った際に名前を間違えてしまった場合のお詫びメールの文面を、漢字を間違えた場合や名前を完全に間違えた場合など詳細に分けて紹介しています。

うっかりメールを送った後に名前を間違えたことに気づいて焦っている場合も使いやすい例文を紹介しているので、ぜひご確認ください!

名前を間違えてメールをした!相手はどう思っている?なぜ間違える?

パソコンメール

メールで名前を間違えて送信してしまった場合相手にどう思われてしまうか気になりますが、これについては相手の性格や名前によって受け取り方は様々です。

間違いやすい名前や漢字の場合は「ああまたか」で済ませてしまうこともありますし、漢字が少し違うだけでも「失礼な」と感じてしまう場合もあります。

メールで名前を間違えてしまう大きな理由としては「変換ミス」があり、しっかり変換したつもりでも間違えたまま気づかず送信してしまった場合が多いですね。

しかし特にビジネスの場では名前を間違えてメールを送ることは非常に失礼な行為であり、名前の間違えや変換ミスなどがないよう、必ず送信前に確認するようにしましょう。

また「斎藤」→「斉藤」など略式の漢字にするだけならいいのではと考えている場合もありますが、これは基本的に避けておいたほうがいいです。

最初にお話した通り確かに相手にとってもよく間違われる、「またか」で済ませられる違いかもしれませんが、これはあくまで受け取り側が決めることです。

勝手に漢字を略式に変えるのも基本的に失礼なことであり、例えば先方から「漢字は使いやすいものを使って下さい」など具体的に言われていない限りはやめておきましょう。

名前の漢字を間違えてメールをした!お詫びのメール文面は?

 

ノートパソコンとノート

変換ミスなどで名前の漢字を間違えてメールを送ってしまった場合のお詫びメールの例文を紹介するので、ぜひご利用ください。

件名:お名前誤記載のお詫び

○○様

株式会社○○の○○です。

先程お送りしたメールですが、○○様のお名前を間違えてお送りしてしまい、大変失礼いたしました。

私の確認ミスが原因でございます。

今後このようなミスがないよう、努めて参る所存です。
ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

取り急ぎ、誤記載のお詫びを申し上げます。

名前を間違えたことに気づいた場合に何より大切なことは「速やかに謝罪する」ことであり、また自分のミスを謝罪し、今後ないように努力していくことを伝えることが大切です。

全く違う名前で間違えてメールをした!お詫びのメール文面は?

 

カラフルなメール

送信先のメールアドレスは合っていたものの、名前を完全に間違えて他人の名前を記載していた場合のお詫びメールの文面も確認していきましょう。

件名:お名前誤記載のお詫び

○○様

株式会社○○の○○です。

先程お送りしたメールですが、○○様のお名前を間違えてお送りしてしまい、大変失礼いたしました。

私の確認ミスが原因でございます。

今後このようなミスがないよう、努めて参る所存です。
ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

取り急ぎ、誤記載のお詫びを申し上げます。

名前を完全に間違えていた場合でも「違う名前が送られてきた」と相手にとっては何も変わらないので、基本的には同じ流れでミスを謝罪し、以降注意することを伝えます。

また完全に間違えていた場合は受け取り側も「違う相手に送るメールを間違えて送信したのでは?」と感じていることがあり、間違いを速やかにお詫びすることで齟齬もなくなります。

名前を間違えてメールをした!お詫びの英語でのメール文面は?

世界地図

 

最後に、同じように名前を間違えてメールしたもののそれが英文だった場合、お詫びももちろん英語で送る必要があるので英語でのメール文面も確認しておきましょう。

Please allow me to apologize.

I would like to apologize for my mistake on your name in previous message.

※訳
謝ることを許可してください。
前回のメッセージでお名前を書き間違えてしまい、謝罪させてください。

英語で謝るときもどんなミスをしたのかを伝えて謝罪すること、そして最初に「謝らせてください」と許可を得ることが大切です。

メールでの配信でミスに気づいた場合にすることは?

世界へのメール

 

メールを送った後にミスに気づいた場合どうすればいいのか混乱してしまうかもしれませんが、何度かお伝えしている通り最も大切なのは速やかな謝罪です。

謝罪は早ければ早いほどよく、ミスに気づいたらすぐにお詫びのメールを送り、相手への失礼をお詫びしましょう。

メールで名前を間違えるなどのミスの大半は送信前の確認で防ぐことができるので、以下のポイントも注意し、実行できるようにしてください。

1:アドレスの確認

特に大量にメールを送らなければならない、リストからメールアドレスを抽出して送るなどの場合にやってしまう送信先ミスは、必ず送信者と名前を確認することで防げます。

2:Cc・Bccの確認

一度は受け取ったことがある方も多いと思いますが、Bccで送るべきメールをCcで送ってしまいすべての送信先にアドレスが公開されてしまうというミスは絶対にしないようにしましょう。

3:名前の確認

送り先の名前を漢字の変換ミスも含め必ず確認する、また名前だけではなく会社名なども間違えると失礼に当たるので、絶対に確認するようにしておきましょう。

4:添付ミス

「添付ファイルをご確認ください」と書かれてあるのに添付ファイルがない、これも多くあるメール送信のミスなので、必ず確認しましょう。

 

また身に覚えがある方もいらっしゃるかもしれませんが、メールのミスはメール送信が終わった直後に気づきやすい、気づくことが多いんですね。

ですからメーラーで送信を押しても一度保留にする機能がある場合はそれを使うとミスを防げやすくなるので、ぜひ試してみてください。

また上長承認機能があるメーラーを使うのもミスを防ぐ方法としておすすめで、名前の通り上長の承認があって初めてメールを外部に送ることができるようになります。

使っていない場合はメールの名前を間違えてしまったこと、お詫びのメールをいれたことを上司に伝えておくことも大切で、自分のミスは素直に認めて謝罪し、今後気をつけるようにしましょう。

まとめ

ビジネスメールでうっかり名前を間違えて送信してしまった場合のお詫びメールの文面の例、メール送信でミスしないための対策などまとめ!

 

  1. 名前を間違えたメールを受け取った場合どう思われるかは頻度や相手の性格によって様々であり、特にビジネスの場においては絶対に間違わないように注意することが大切
  2. 名前の変換などを間違えた場合は速やかにお詫びのメールを送り、しっかりミスを認めて謝罪すること、次は気をつけることを伝えていこう
  3. 名前を完全に間違えた場合も受け取り側に取っては「間違えられた」ことは同じ、ミスを認めて謝罪し、次から気をつけることを伝えよう
  4. 英語でお詫びのメールを送らなければならない場合、まず最初に「謝らせてください」など謝罪させてほしい意思を伝え、明確にミスを伝え謝罪するようにしよう
  5. メール送信のミスは事前の確認でほぼ確実に防げるので、アドレスやCc・Bccの確認、名前の確認などはもちろんのこと、メーラーの設定でも確認できるようにしておこう

ビジネス先に送るメールなどで名前のミスなどは基本的にあってはならないことであり、事前にしっかり確認しミスがないようにしてから送ることが大切です。

一方うっかりやミスはどうしてもなくならないもの、名前を間違えてしまった場合などは速やかにお詫びのメールを送ることが大切なので、できるだけ早くお詫びのメールを送りましょう!

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