休暇前の挨拶メール例文集!夏季休暇前・病気や怪我からの復帰・産休や育休

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休暇前

旅行などの個人的な事情による有給休暇の取得や病気・怪我による欠勤、産休・育休、そして忌引など長期でお休みをとる場合の内容は様々です。

内容の如何を問わず、不在中は自分の代わりに仕事を進めてもらったり、作業の進捗を待ってもらったりなど、社内の同僚や取引先の方に何かしらの迷惑や協力をお願いしてしまうことになります。

例えば予想外の急病など、致し方ない事情で急な休みを取る場合を除きあらかじめ予定の立っていた休暇であれば、関係する方々に事前に連絡を入れておかないと、更なる迷惑を掛けたりで大きなマナー違反になってしまいます。

そこで、こちらではケースが多いと思われる「夏季休暇前」「病気や怪我による休職前」また「産休・育休に入る前」に応じた挨拶メールの例文をご紹介!

自分も安心して休暇を過ごせるよう、休暇に入る前のマナーを守り、休暇中の業務が円滑に進むような配慮を忘れないようにしましょう!

  1. 休暇前の挨拶メール例文集! その1:夏季休暇に入る前
    1. 社内外宛てともに共通して含むべき内容
    2. 社外宛ての挨拶メール文で気を付けるべき点
      1. 署名フォーマットの例
    3. 旅行等による有給休暇取得前の挨拶メール例(社内向け)
    4. 旅行等による有給休暇取得前の挨拶メール例(社外向け)
  2. 休暇前の挨拶メール例文集! その2:病気・怪我などによる休暇前
    1. 病気・怪我などによる休暇取得前の挨拶メール例(社内向け)
    2. 病気・怪我などによる休暇取得前の挨拶メール例(社外向け)
  3. 休暇前の挨拶メール例文集! その3:産休・育休取得前
    1. 産休・育休取得前の挨拶メール例(社内向け)
    2. 産休・育休取得前の挨拶メール例(社外向け)
  4. 休暇前の挨拶メール例文集! その4:忌引き休暇前
    1. 忌引き休暇取得前の挨拶メール例(社内向け)
    2. 忌引き休暇取得前の挨拶メール例(社外向け)
  5. 挨拶メールに季語を入れないと失礼に当たる?
    1. 「春」を表す代表的な季語
    2. 「夏」を表す代表的な季語
    3. 「秋」を表す代表的な季語
    4. 「冬」を表す代表的な季語
  6. まとめ
    1. 社内外宛てともに共通して含むべき内容
    2. 社外宛ての挨拶メール文で気を付けるべき点
      1. 旅行等による有給休暇取得前の挨拶メールの注意点
        1. 社内向け:
        2. 社外向け:
      2. 病気・怪我などによる休業前の挨拶メールの注意点
        1. 社内向け:
        2. 社外向け:
      3. 産休・育休取得前の挨拶メールの注意点
      4. 忌引き休暇取得前の挨拶メールの注意点
        1. 社内向け:
        2. 社外向け:
    3. 挨拶メールに季語を入れないと失礼に当たる?

休暇前の挨拶メール例文集! その1:夏季休暇に入る前

夏季休暇

休暇前の挨拶メールが、社内の方に対してなのか、それとも社外の方に対してなのかによって文面の作成方に違いがあります。

特に社外の方宛てのメールの場合、マナーに沿った形式で必要事項を伝える内容となるよう、細心の注意を払うことが大切です。

まずは挨拶メール作成の際の留意点についてまとめておきましょう。

社内外宛てともに共通して含むべき内容

  • 宛名 : 〇〇部の皆様/〇〇様(個人名) など
  • 挨拶の語句 : お世話になっております。 など

本文として

  • いつからいつまで休暇を取得するのか
  • 休暇取得中の業務についての留意事項
  • 休暇取得中 自分の代わりに業務を引き継いでいる人
  • 不在になることへのお詫びと、業務遂行への協力のお願い

社外宛ての挨拶メール文で気を付けるべき点

  • 頭語・結語を入れる  拝啓/敬具など
  • 宛先は先方の会社名/部署/役職名も含めて記載する

例:株式会社〇〇 営業部 営業課長 ✕✕様 など

  • 原則として季語を含めた時候の挨拶を入れる

例:陽春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

など

  • 送り主については、会社名/部署も含めて記載する
  • 署名のフォーマット(あらかじめ作成しておくのが便利)を最後に入れる

署名フォーマットの例

===========================

〒123-456

横浜市中区〇〇町 1-2-3 ✕✕ビル5F
△△株式会社
総務部 山田 花子

===========================

これらを踏まえた上で、まずは夏季休暇に入る前のメール例文を見てみましょう!

旅行等による有給休暇取得前の挨拶メール例(社内向け)

営業管理部の皆様

お疲れ様です。 △△課の山田です。

この度私用のため、下記の日程で有給休暇をいただくことになりましたので、ご連絡申し上げます。

■有給休暇取得期間 : 〇月〇日(水)~ △月△日(金)
※出社は週明けの ×日(月)からとなります。

不在中の業務については●●さんに引継ぎをしております。

不在の間ご迷惑をお掛け致しますがどうぞよろしくお願いいたします。

△△課 山田

※社内向けの場合、直接同じ業務に関わる同僚や不在中の対応を引き受けてもらう人に対しては、メールでお知らせするというよりは、実際は事前に有給の日程調整の段階から直接相談しているケースの方が多いでしょう。

いや、むしろそうでないと逆に失礼にすらなってしまうことになりますので、一方的なメールで済ますことのないようにしましょう。

また有給取得の理由については、“私用”にとどめておくのが良いでしょう。

旅行等による有給休暇取得前の挨拶メール例(社外向け)

株式会社〇〇 営業部 ✕✕様

拝啓

残暑の候 貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

〇〇株式会社 総務部 山田でございます。

私事で恐縮ではございますが、有給休暇をとらせていただくこととなりご連絡をさせていただきました次第です。

不在中は同総務部 〇〇に引継ぎをいたしますので、お問い合わせなどがございましたらご連絡くださいませ。

詳細は下記のとおりです。

■有給休暇取得期間 : 〇月〇日(●曜日)~ △月△日(●曜日)

不在中担当者 : 総務部 〇〇
不在中連絡先 : 045-123-4567(営業部 〇〇)
E-mail :  *******@*****co.jp

なお、お急ぎのご用件がございましたら〇月〇日までにご連絡をいただければ幸いです。

休暇明けの出社は□月□日(●曜日)となります。

不在の間ご不便をお掛け致しますが、どうぞよろしくお願いいたします。

敬具

========== 署名 ==========

※社外の方に対しては、不在中のフォローについて問題ないと安心してもらえるような内容になることが大切。

また個人的な事情(旅行など)での有給取得の場合には、社内に向け同様、理由は“私事”や“私用”という表現にしておきましょう。

休暇前の挨拶メール例文集! その2:病気・怪我などによる休暇前

錠剤

病気や怪我によって休暇を取得する際は、得てして「急遽」な場合がほとんどなのではないでしょうか?

また単なる有給休暇の取得とは違い、事前に休む期間などを確実に伝えることは難しいことと思います。

ここでの例文は、あらかじめ手術や入院など治療のスケジュールが出ていて、前もって休職の準備に時間が取れる場合、また既に休みには入ってはいるが自宅・療養先から休職の連絡を兼ねた挨拶メールを送る場合を想定したものとご理解ください。

病気・怪我などによる休暇取得前の挨拶メール例(社内向け)

営業管理部の皆様

お疲れ様です。 △△課の山田です。

業務中に失礼いたします。
私事で恐縮ですが、このたび〇月〇日(水)より加療のためしばらく休暇をとらせていただくこととなりました。

〇月頃の復帰を予定しておりますが、不在の間の業務は〇〇さんに引継ぎをお願いしておりますのでご了承くださいませ。

営業管理部の皆様にご迷惑をお掛けすることとなり申し訳ございません。
復職後は皆様に恩返しが出来ますよう、仕事に取り組んで参りたいと思いますのでどうぞよろしくお願いいたします。

取り急ぎ休職のご挨拶を申し上げます。

△△課 山田

復職のおおよその時期、そして復帰後の意気込みは入れておくと周りの人たちに行き過ぎた心配を掛けずに済むのでベターです。

病気・怪我などによる休暇取得前の挨拶メール例(社外向け)

株式会社〇〇 営業部 ✕✕様

平素より大変お世話になっております。

〇〇株式会社 総務部 山田でございます。

本日は貴社を担当させていただいております者の変更がございますのでご連絡をさせていただきます。

私事で恐縮ではございますが、〇月〇日(月曜日)より、療養のため休職をさせていただくこととなりました。

休職中は、同総務部 〇〇に引継ぎを行い、私に代わりまして貴社を担当させていただきます。

■後任担当者
担当者名 : 総務部 〇〇
担当者連絡先 : 045-123-4567(営業部 〇〇)
E-mail :  *******@*****co.jp

今後は〇月の復職を目指して体調の回復に努めてまいりたいと思います。

休職にあたり貴社にご迷惑をお掛けしてしまうこと、大変心苦しく思っております。

メールにてのご連絡となり大変恐縮ではございますが、後任担当者ともども、今後とも変わらぬお力添えいただきますようお願い申し上げます。

========== 署名 ==========            

※病気・怪我などを含む内容では「貴社の繁栄を喜ぶ」的な表現となりがちな時候の挨拶、それに付随する頭語/結語を入れるとメール全体としてのバランスが悪くなる印象です。

長期休暇に入る訳ですから、取引先へお伝えする大切な内容は「担当者変更」

必要な事項がきちんと伝わる内容にするのはもちろんのこと、時候挨拶を含まずとも礼を欠かない文面となるよう、丁寧な表現を心がけましょう。

休暇前の挨拶メール例文集! その3:産休・育休取得前

赤ちゃんの靴下

産休・育休は他の休職と比べると、休みに入るまでの予定がある程度立てやすいものではありますが、取得期間は比較的長期になりがちです。

その分、同僚や取引先に失礼してしまう期間も長くなるわけですので、復職後のことも考えて失礼のないご挨拶をしておくとともに、後任への引継ぎなど実務上の休職に向けた準備をぬかりなく進めていくことが肝心です。

産休・育休取得前の挨拶メール例(社内向け)

営業部の皆様

お疲れ様です。
営業第1課の山田でございます。

メールでの報告となり失礼いたします。

私事で恐縮ではございますが、〇月〇日(月)より産休に入らせていただくことになりました。
出産後はそのまま育児休暇に入らせていただき、保育園に無事入園が出来れば復職は来年の4月となる予定です。

休職中の業務は同じ1課の〇〇さんに引継ぎをさせて頂きます。

皆様からの温かい心遣いをいただきながらここまで勤務を続けることが出来ましたこと改めて感謝申し上げます。

長期でお休みをさせていただき、ご迷惑をお掛け致します。
復職後はこれまで以上に頑張って参りたいと思いますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

営業第1課 山田

産休・育休取得前の挨拶メール例(社外向け)

株式会社〇〇  営業部 ✕✕様

拝啓

陽春の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

△△株式会社 総務部 山田でございます。

本日は貴社担当者の変更についてご連絡させいただきました。

私事で大変恐縮ではございますが、〇月〇日(月曜日)より出産・育児のため休職に入らせていただくただくこととなりました。

休職中は同総務部 〇〇に引継ぎを行い、私に代わりまして貴社を担当させていただきます。

■後任担当者
担当者名 : 総務部 〇〇
担当者連絡先 : 045‐123-4567(営業部 〇〇)
E-mail :  *******@*****co.jp

しばらく職を離れることとなりますが、来年4月に同じ部署に復職の予定です。

休職にあたり貴社にご迷惑をお掛けしてしまうことなきよう、〇〇には万全の引継ぎを行います。

メールでのご挨拶となり恐縮ではございますが、後任担当者ともども今後とも変わらぬお力添えいただきますようお願い申し上げます。

敬具

========== 署名 ==========   

休暇前の挨拶メール例文集! その4:忌引き休暇前

白い花

 

忌引きこそ予定の立っているものではないので、休暇に入る前にあらかじめ連絡や準備を進めておくことの出来るものではありません。

大抵の場合、突発的な連絡や引継ぎになってしまうことが多く、不在中周囲にかける負担が大きくなってしまうこともあるでしょう。

場合が場合ではありますが、メールを送る側としてもなるべく平常心をもって送り先の方々に誠意の伝わる文面を作成しましょう。

忌引き休暇取得前の挨拶メール例(社内向け)

営業部の皆様

お疲れ様です。
営業第1課の山田でございます。

急な報告となり申し訳ございません。

実は昨日、祖母が急逝したため、忌引き休暇を取らせていただくことになりました。
葬儀の日程等が正式に決まり次第、別途社に報告を入れさせていただきますとともに出社の目途についてもお知らせいたします。

取り急ぎ進めている案件につきましては、同じ課の〇〇さんに引継ぎをさせていただきました。

急な不在となり誠に申し訳ございません。
取り急ぎメールでのご連絡となりしつれいいたします。
ご迷惑をお掛け致しますが、どうぞよろしくお願いいたします。

営業第1課 山田

※社によっては忌引き休暇取得の場合には、総務課への報告が必要な場合もあります。

所属会社の規定にそって対応しましょう。

また同僚への挨拶メールに葬儀の日程や場所等の記載を入れてしまうと、葬儀に参列をしなければならないと思われてしまうこともあるため、事務的な部分については別途上司や総務課に個別に連絡を入れるのがベターです。

また同僚からの香典の辞退等の希望がある場合には、一緒に連絡を入れましょう。

忌引き休暇取得前の挨拶メール例(社外向け)

株式会社〇〇  営業部 ✕✕様

△△株式会社 総務部 山田でございます。

急なご連絡となり恐縮でございます。

私事で大変恐縮ではございますが、身内の不幸により本日から1週間ほど休暇を取らせていただくただくこととなりました。

不在の間につきましては同総務部〇〇に引継ぎを行いましたので、何かございましたらご連絡をいただければと存じます。

担当者連絡先 : 045-123-4567
E-mail :  *******@*****co.jp

取り急ぎメールでの連絡となり失礼いたします。

また急な不在となりご迷惑をお掛け致しますが、何卒よろしくお願いいたします。

========== 署名 ==========

忌引きということもあり、社外の方に対するメールには、先方に必要以上の気を気を遣わせない内容にしましょう。

急な連絡となるものなので、時候の挨拶等も入れる必要はないでしょう。

故人との続柄は「身内の不幸」にとどめ、特別な事情でもない限りは葬儀の詳細まで知らせる必要なありません。

重要なのは

「急な不在となってしまう」

ことと

「不在時の連絡先」

お知らせし、急な休暇取得をお詫びすることです。

挨拶メールに季語を入れないと失礼に当たる?

四季

挨拶メールにおける「季語」とは、時候の挨拶に含まれる季節を表わす語句のことです。

例として

晩夏の候、皆様ますますご壮健のことと拝察いたします。

という時候の挨拶とすると「晩夏」の部分が季語となります。

時候の挨拶に季語はつきものなのです。

この時候の挨拶、基本的にはビジネスにレターおいては正式な印象が高まるため、入れた方が良いとされています。

そのため<社外>の方に宛てるメールには原則入れた方がよいでしょう。

ただし時候の挨拶はフォーマルな印象を与える反面、病気」や「忌引き」といった<負>な内容の連絡メールに用いると、内容がアンバランスな状態となってしまうことも否めません。

時候の挨拶を入れるには「季語」は必須ですが、入れることが出来ない場合には相手方との関係性に応じ、そのぶん丁寧な印象となる文面に仕上げることが大切です。

以下、春夏秋冬の代表的な季語や、初秋の候などの代表的な冒頭文を紹介!

「春」を表す代表的な季語

早春/陽春/薫風/春和/春麗 など

※季語を用いた冒頭文の一例

早春の候/春暖の候/緑風のみぎり/万緑のみぎり

「夏」を表す代表的な季語

入梅/夏至/大暑/甚暑/向秋 など

※季語を用いた冒頭文の一例

霖雨の候/夏至の候/晩夏の候/酷暑のみぎり/初夏のみぎり

「秋」を表す代表的な季語

爽秋/仲秋/初秋/霜秋/白露

※季語を用いた冒頭文の一例

晩秋の候/秋晴の候/紅葉の候/爽秋のみぎり/晩秋のみぎり

「冬」を表す代表的な季語

歳末/師走/晩冬/向春/厳寒

※季語を用いた冒頭文の一例

初冬の候/冬至の候/寒梅の候/梅花のみぎり/七草のみぎり

まとめ

休暇取得前の挨拶文を作成するにあたって・・・

社内外宛てともに共通して含むべき内容

  • 宛名 : 〇〇部の皆様/〇〇様(個人名) など
  • 挨拶の語句 : お世話になっております。 など

本文として

  • いつからいつまで休暇を取得するのか
  • 休暇取得中の業務についての留意事項
  • 休暇取得中 自分の代わりに業務を引き継いでいる人
  • 不在になることへのお詫びと、業務遂行への協力のお願い

社外宛ての挨拶メール文で気を付けるべき点

  • 頭語・結語を入れる  拝啓/敬具など
  • 宛先は先方の会社名/部署/役職名も含めて記載する

例:株式会社〇〇 営業部 営業課長 ✕✕様 など

  • 原則として季語を含めた時候の挨拶を入れる

例:陽春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

など

  • 送り主については、会社名/部署も含めて記載する
  • 署名のフォーマット(あらかじめ作成しておくのが便利)を最後に入れる

旅行等による有給休暇取得前の挨拶メールの注意点

社内向け:

有給取得の理由は社内ではありますが“私用”にとどめておく。

同じ業務に関わる同僚や不在中の対応を引き受けてもらう人に対しては、メールで連絡ではなく事前の有給の日程調整の段階から直接相談を。

社外向け:

不在中のフォローについては問題ないと安心してもらえるような内容になるように。

個人的な事情による有給取得の場合、理由は“私事”や“私用”という表現にとどめる。

病気・怪我などによる休業前の挨拶メールの注意点

社内向け:

復職のおおよその時期、及び復帰後の意気込みは入れておく。

社外向け:

内容とのバランスをみながら時候の挨拶、それに付随する頭語/結語を省いても。

取引先にお伝えする重要な内容は「担当者変更」。

産休・育休取得前の挨拶メールの注意点

産休・育休は取得期間が長いので、復職後のことも考えた失礼のないご挨拶、そして後任への引継ぎなど実務上の休職に向けた準備をきちんと進めていくことが肝心。

忌引き休暇取得前の挨拶メールの注意点

社内向け:

同僚への挨拶メールは急な休暇の取得を理由の説明とともにお詫びする内容をメインで。葬儀の日程や場所等の記載は、別途上司や総務課に連絡を入れるのがベター。

また同僚からの香典の辞退等の希望がある場合には、合わせて一報が必要。

社外向け:

忌引きが理由だけに取引先の方に必要以上の心配を掛けない内容にすること。

急な連絡なので時候の挨拶等も入れる必要はなし。

理由は「身内の不幸」にとどめ、原則葬儀の詳細まで知らせる必要なし。

挨拶メールに季語を入れないと失礼に当たる?

原則、社外宛てのメールには季語も含んだ時候の挨拶を入れるのが基本。

ただし内容を鑑み、時候の挨拶を省略する場合には入れないこともやむなし。

 

参考として、全体的なビジネス上のEメールの書き方の基本についてまとめられた動画をご紹介しておきます。

ビジネスメールのマナーは大丈夫?返信前に正しい言い回しを確認しよう!

休暇取得前は、不在の際に迷惑を掛けるであろう方々へ筋を通した挨拶と不在の際の引継ぎ先を明確にしておくこが重要です。

復職の際に気持ちよく仕事に戻れるよう、周りの方々への配慮をお忘れなく!

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