旅行などの個人的な事情による有給休暇の取得や病気・怪我による欠勤、産休・育休、そして忌引など長期でお休みをとる場合の内容は様々です。
内容の如何を問わず、不在中は自分の代わりに仕事を進めてもらったり、作業の進捗を待ってもらったりなど、社内の同僚や取引先の方に何かしらの迷惑や協力をお願いしてしまうことになります。
例えば予想外の急病など、致し方ない事情で急な休みを取る場合を除きあらかじめ予定の立っていた休暇であれば、関係する方々に事前に連絡を入れておかないと、更なる迷惑を掛けたりで大きなマナー違反になってしまいます。
そこで、こちらではケースが多いと思われる「夏季休暇前」「病気や怪我による休職前」また「産休・育休に入る前」に応じた挨拶メールの例文をご紹介！
自分も安心して休暇を過ごせるよう、休暇に入る前のマナーを守り、休暇中の業務が円滑に進むような配慮を忘れないようにしましょう！
休暇前の挨拶メール例文集！ その１：夏季休暇に入る前
休暇前の挨拶メールが、社内の方に対してなのか、それとも社外の方に対してなのかによって文面の作成方に違いがあります。
特に社外の方宛てのメールの場合、マナーに沿った形式で必要事項を伝える内容となるよう、細心の注意を払うことが大切です。
まずは挨拶メール作成の際の留意点についてまとめておきましょう。
社内外宛てともに共通して含むべき内容
- 宛名 ： 〇〇部の皆様／〇〇様（個人名） など
- 挨拶の語句 ： お世話になっております。 など
本文として
- いつからいつまで休暇を取得するのか
- 休暇取得中の業務についての留意事項
- 休暇取得中 自分の代わりに業務を引き継いでいる人
- 不在になることへのお詫びと、業務遂行への協力のお願い
社外宛ての挨拶メール文で気を付けるべき点
- 頭語・結語を入れる 拝啓／敬具など
- 宛先は先方の会社名／部署／役職名も含めて記載する
例：株式会社〇〇 営業部 営業課長 ✕✕様 など
- 原則として季語を含めた時候の挨拶を入れる
例：陽春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
など
- 送り主については、会社名／部署も含めて記載する
- 署名のフォーマット（あらかじめ作成しておくのが便利）を最後に入れる
署名フォーマットの例
===========================
〒123－456
横浜市中区〇〇町 １－２－３ ✕✕ビル５F
△△株式会社
総務部 山田 花子
===========================
これらを踏まえた上で、まずは夏季休暇に入る前のメール例文を見てみましょう！
旅行等による有給休暇取得前の挨拶メール例（社内向け）
営業管理部の皆様
お疲れ様です。 △△課の山田です。
この度私用のため、下記の日程で有給休暇をいただくことになりましたので、ご連絡申し上げます。
■有給休暇取得期間 ： 〇月〇日（水）～ △月△日（金）
※出社は週明けの ×日（月）からとなります。
不在中の業務については●●さんに引継ぎをしております。
不在の間ご迷惑をお掛け致しますがどうぞよろしくお願いいたします。
△△課 山田
※社内向けの場合、直接同じ業務に関わる同僚や不在中の対応を引き受けてもらう人に対しては、メールでお知らせするというよりは、実際は事前に有給の日程調整の段階から直接相談しているケースの方が多いでしょう。
いや、むしろそうでないと逆に失礼にすらなってしまうことになりますので、一方的なメールで済ますことのないようにしましょう。
また有給取得の理由については、“私用”にとどめておくのが良いでしょう。
旅行等による有給休暇取得前の挨拶メール例（社外向け）
株式会社〇〇 営業部 ✕✕様
拝啓
残暑の候 貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
〇〇株式会社 総務部 山田でございます。
私事で恐縮ではございますが、有給休暇をとらせていただくこととなりご連絡をさせていただきました次第です。
不在中は同総務部 〇〇に引継ぎをいたしますので、お問い合わせなどがございましたらご連絡くださいませ。
詳細は下記のとおりです。
■有給休暇取得期間 ： 〇月〇日（●曜日）～ △月△日（●曜日）
不在中担当者 ： 総務部 〇〇
不在中連絡先 ： ０４５－１２３－４５６７（営業部 〇〇）
E-mail : *******@*****co.jp
なお、お急ぎのご用件がございましたら〇月〇日までにご連絡をいただければ幸いです。
休暇明けの出社は□月□日（●曜日）となります。
不在の間ご不便をお掛け致しますが、どうぞよろしくお願いいたします。
敬具
========== 署名 ==========
※社外の方に対しては、不在中のフォローについて問題ないと安心してもらえるような内容になることが大切。
また個人的な事情（旅行など）での有給取得の場合には、社内に向け同様、理由は“私事”や“私用”という表現にしておきましょう。
休暇前の挨拶メール例文集！ その２：病気・怪我などによる休暇前
病気や怪我によって休暇を取得する際は、得てして「急遽」な場合がほとんどなのではないでしょうか？
また単なる有給休暇の取得とは違い、事前に休む期間などを確実に伝えることは難しいことと思います。
ここでの例文は、あらかじめ手術や入院など治療のスケジュールが出ていて、前もって休職の準備に時間が取れる場合、また既に休みには入ってはいるが自宅・療養先から休職の連絡を兼ねた挨拶メールを送る場合を想定したものとご理解ください。
病気・怪我などによる休暇取得前の挨拶メール例（社内向け）
営業管理部の皆様
お疲れ様です。 △△課の山田です。
業務中に失礼いたします。
私事で恐縮ですが、このたび〇月〇日（水）より加療のためしばらく休暇をとらせていただくこととなりました。
〇月頃の復帰を予定しておりますが、不在の間の業務は〇〇さんに引継ぎをお願いしておりますのでご了承くださいませ。
営業管理部の皆様にご迷惑をお掛けすることとなり申し訳ございません。
復職後は皆様に恩返しが出来ますよう、仕事に取り組んで参りたいと思いますのでどうぞよろしくお願いいたします。
取り急ぎ休職のご挨拶を申し上げます。
△△課 山田
※復職のおおよその時期、そして復帰後の意気込みは入れておくと周りの人たちに行き過ぎた心配を掛けずに済むのでベターです。
病気・怪我などによる休暇取得前の挨拶メール例（社外向け）
株式会社〇〇 営業部 ✕✕様
平素より大変お世話になっております。
〇〇株式会社 総務部 山田でございます。
本日は貴社を担当させていただいております者の変更がございますのでご連絡をさせていただきます。
私事で恐縮ではございますが、〇月〇日（月曜日）より、療養のため休職をさせていただくこととなりました。
休職中は、同総務部 〇〇に引継ぎを行い、私に代わりまして貴社を担当させていただきます。
■後任担当者
担当者名 ： 総務部 〇〇
担当者連絡先 ： ０４５－１２３－４５６７（営業部 〇〇）
E-mail : *******@*****co.jp
今後は〇月の復職を目指して体調の回復に努めてまいりたいと思います。
休職にあたり貴社にご迷惑をお掛けしてしまうこと、大変心苦しく思っております。
メールにてのご連絡となり大変恐縮ではございますが、後任担当者ともども、今後とも変わらぬお力添えいただきますようお願い申し上げます。
========== 署名 ==========
※病気・怪我などを含む内容では「貴社の繁栄を喜ぶ」的な表現となりがちな時候の挨拶、それに付随する頭語／結語を入れるとメール全体としてのバランスが悪くなる印象です。
長期休暇に入る訳ですから、取引先へお伝えする大切な内容は「担当者変更」。
必要な事項がきちんと伝わる内容にするのはもちろんのこと、時候挨拶を含まずとも礼を欠かない文面となるよう、丁寧な表現を心がけましょう。
休暇前の挨拶メール例文集！ その３：産休・育休取得前
産休・育休は他の休職と比べると、休みに入るまでの予定がある程度立てやすいものではありますが、取得期間は比較的長期になりがちです。
その分、同僚や取引先に失礼してしまう期間も長くなるわけですので、復職後のことも考えて失礼のないご挨拶をしておくとともに、後任への引継ぎなど実務上の休職に向けた準備をぬかりなく進めていくことが肝心です。
産休・育休取得前の挨拶メール例（社内向け）
営業部の皆様
お疲れ様です。
営業第１課の山田でございます。
メールでの報告となり失礼いたします。
私事で恐縮ではございますが、〇月〇日（月）より産休に入らせていただくことになりました。
出産後はそのまま育児休暇に入らせていただき、保育園に無事入園が出来れば復職は来年の４月となる予定です。
休職中の業務は同じ１課の〇〇さんに引継ぎをさせて頂きます。
皆様からの温かい心遣いをいただきながらここまで勤務を続けることが出来ましたこと改めて感謝申し上げます。
長期でお休みをさせていただき、ご迷惑をお掛け致します。
復職後はこれまで以上に頑張って参りたいと思いますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
コメント