社会人になって社内メールの書き方に四苦八苦している方。効率よく仕事を終えたいのに、何故か時間の使い方が上手くいかず残業続き…という方。ここ最近は在宅ワークやリモート会議が増え、社内でもメールのやり取りが頻繁になった方。
仕事をするなかで、社内メールを書くために費やす時間って結構ありますよね！？
パソコンの前で何度も書いては消してを繰り返し、ついつい時間が過ぎてしまった・・・・。
そんな経験ありませんか？
定型文でいける簡単な連絡事項ならともかく、ここぞという特に誰かに何かを依頼する場合のお願いメールなどは、どう書き出したらよいものかキーボードの上で手が止まってしまいがち。
「こんな言い回しをしたら失礼かな？」、「嫌な気持ちにさせてないかな？」社内メールに慣れていないフレッシュな新入社員さんは特に、「こんなメール苦手・・・」と思っていませんか？
さらに社会人経験が長いベテラン社員さんでも、相手に気を使いすぎてお願いメールをなかなか送信できないなんてこともあるのでは！？
サクッと短時間で最適な内容のメール文を書ければ、そのぶん他の仕事に費やす時間が増えますよね！
効率よく、印象よく仕事が進むお願いメールの例文をご紹介します。
新米社会人さんもベテラン先輩社会人さんも、メール1本で日々の仕事が効率アップ、社内のコミュニケーションも円滑にしていきましょうね！
お願いメール例文！同僚に急ぎで対応をしてもらう場合
急ぎのお願いメール基本とポイント
①急を要する案件に限りタイトルに【至急】を付ける。
一日に大量のメールを受信する方は特に、優先的に見てもらえるようにする。
②いつまでに完了させたいのか期日を明確に伝える。
至急といっても人によって受け止め方は様々。本日中なのか、2〜3日以内に仕上げればよいのか？
「早めにお願いします」という曖昧な表現ではなく、具体的な期日をしっかり伝えることが大切。
③なぜ急ぎなのか？理由を添えることで依頼される側も納得の上、作業に集中できます。
理由もわからず急いで下さいとお願いされても、心の中で自分の仕事も忙しいのに…とモヤモヤさせてしまうかもしれません。
【例文】
件名：【至急】○○○の件·ご依頼
〇〇様
お疲れ様です。○○部の○○です。
お忙しいなか大変恐縮ですが、○○○の件、至急ご対応いただけますでしょうか。
○月○日（ ）午前11時までに、資料をまとめてご用意いただけると助かります。
同日15時より先方ご担当者様とのミーティング予定、その際に資料が必要となります。
勝手を申しますが、何卒宜しくお願い致します。
お願いメール例文！同僚に面倒なことを依頼する場合
手間暇かかる案件の依頼メールのポイント
①作業手順や仕上げの際のポイントを伝える。
面倒な案件でも、できる限り作業に取り掛かりやすいように指示する文面を入れるとよい。
②なぜその人に依頼するのか丁寧に説明を加える。
この作業はあなたに是非お願いしたい、あなたが適任という想いを添える。
【例文】
件名：○○○の件·ご依頼
〇〇様
お疲れ様です。○○部の○○です。
表題の件でご相談です。
○○さんの貴重なお時間を頂戴することになりますが、今月末までに下記作業をお願いできますでしょうか。
- アンケートの集計
- 集計結果のデータ入力
- 会議提出用に資料作成
現在、トラブル対応で立て込んでおり、こちらの案件に集中して作業することが難しい状況です。
いつもデータ集計を迅速かつ丁寧に仕上げることに関して、○○部でも高評価だと伺っている○○さんのお力添えをいただけますと大変助かります。
何卒宜しくお願い致します。
お願いメール例文！同僚に業務時間外に対応をしてもらう場合
業務時間外というイレギュラーな対応の依頼ポイント
- 作業にかかる時間をわかる範囲内でしっかり伝える。
- 業務時間外の手当有りor無し、通常業務とは違う点で特筆すべきことは漏れなく記載する。
【例文】
件名：【時間外手当付】○○の件·ご依頼
〇〇様
お疲れ様です。○○部の○○です。
下記日程にて出社可能であれば、○○の業務をお願い致したく、ご連絡を差し上げました。
○○さんのご都合をお知らせいただけますでしょうか。
【日程】2022年1月1日〜1月3日
【就業時間】午前7時〜午後8時までの間
【業務内容】2022年1月4日より運営スタートする新店舗の機材搬入及び店舗内の清掃
【時間外手当等】残業申請にてご対応させて頂きます。
1月10日までに総務○○宛に申請書類をご提出下さい。
尚、業務中の食事につきましては大変申し訳ございませんが自己負担にてお願い致します。
その他、ご質問がございましたら○○までお問い合わせ下さい。
年始休業中のご依頼となり、何かとご多忙な時期だと存じますが、ご協力をいただけますと幸いでございます。
何卒宜しくお願い致します。
お願いメール例文！上司に急ぎで対応や承認をしてもらう場合
上司にお願いする場合のポイント
- 一日に大量のメールと受信、確認している場合が多いのでメールの件名だけでも緊急度が伝わるようにする。
- 上司の確認や承諾が必要な案件は、社外や取引先へ提出する見積書や提案書類等の場合が多い。提出の期限や進捗状況などを詳しく記載することが必要。
【例文】
件名：【至急ご回答お願い致します】○○社への見積書の件（※添付資料あり）
〇〇課長
お疲れ様です。○○部の○○です。
お忙しいところ恐れ入りますが○○の件、見積書を添付しております。
ご確認いただき改善点などございましたらご教示いただきますようお願い致します。
尚、〇月〇日に○○社のご担当者様と打合せ予定です。
つきましては、〇月〇日の午前中までに、お返事をいただけますと幸いです。
何卒宜しくお願い致します。
お願いメール例文！上司に面倒なことを依頼する場合
上司の時間をいただく、手間がかかることをお願いするポイント
- 上司の時間をわざわざ使っていただくということを念頭に「丁寧な言葉」で内容をわかりやすく簡潔に伝えること。
- 上司の都合にも配慮したスケジュールや返信期限を記す。一方的なお願いになっていないか注意しよう。
【例文】
件名：【ご依頼】新入社員研修講師について
〇〇部長
お疲れ様です。○○部の○○です。
ご多忙のなか大変恐縮ですが、〇〇の件についてご相談させて頂きたくご連絡を差し上げました。日頃より○○部長の研修会では興味深い内容が多く、毎回、新しい発見があり、多くのことを学ばせていただいております。
そこで、是非〇月〇日からスタートする新入社員研修にて、○○部長に講師として登壇して頂きたくご依頼申し上げます。
【新入社員研修・候補日時】
- 〇月〇日（月）10:00～12:00
- 〇月〇日（火）13:00～15:00
- 〇月〇日（水）13:00～15:00
- 〇月〇日（金）15:00～17:00
場所：～
以上の日程で検討しておりますが、〇〇部長のご都合の宜しい時間をお聞かせいただけますでしょうか。
誠に勝手を申しますが、〇月〇日までにご検討をいただけますと幸いです。
何卒宜しくお願い致します。
お願いメール例文！上司に業務時間外に対応をしてもらう場合
上司に時間外対応を依頼！？無理なお願いをするときのポイント
①「どうしてもその人に頼みたい！」という気持ちを強調する。
誰でもいい仕事なら他の人に頼んでほしい・・・と思いますよね。「自分じゃないとダメな仕事だ！」、信頼されていると感じて引き受けてもらえるように伝えよう。
②仕事内容や条件をしっかり伝える。
「無理なお願い」というのは、時間に余裕がなかったり、不利な条件のもと作業を進めなければいけない場合も多いです。
引き受けてもらえなくなるかも・・・と不利な条件を隠すよりも、正直にしっかり伝えた上で引き受けてもらうことが大切。
隠しておくほうがトラブルのもと！
③相手の立場を思いやる気持ちを忘れずに！
「無理なお願い」を今回、引き受けていただいたなら、逆に相手のピンチには誰よりも早くヘルプに入ろう！！
【例文】
件名：【〇月〇日〇時～アポイント】○○ご対応のお伺い
〇〇部長
お疲れ様です。○○部の○○です。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、○○部長にお願いしたいという意見が多く無理を承知でご連絡させて頂きました。
先日、ご対応させていただきました○○様よりお叱りの電話を頂戴しました。
チームを代表して私が〇〇様宅まで謝罪に伺う予定です。
その際に○○部長にも同行していただけますでしょうか。
【訪問日】
- 〇月〇日（月）22:00～
- 〇〇様宅 （※〇〇県○○市○○町）
○○様がご在宅でいらっしゃる時間は午後21時30分以降とのことでございます。
就業時間外のご対応をお願いすることになり、
誠に申し訳ございませんが、○○部長のお力添えをいただけますと幸いです。
因みに〇〇様は医療従事者でいらっしゃるため、薬剤に関してもお詳しい方だと伺っております。
つきましては、○○部長の豊富な経験と知識をもって、ご説明をしていただけますと○○様にもご納得いただけるのではないかと存じます。
何卒宜しくお願い申し上げます。
お願いメール例文！部下や後輩に急ぎで対応や承認をしてもらう場合
部下や後輩だからといって高圧的な言い方はNG
同僚や先輩、上司にお願いする場合と同じです。基本、お願いメールは誰に対しても謙虚な気持ちで送るべし！！
【例文】
件名：【至急・要返信】○○の確認（※添付資料あり）
お疲れ様です。
○○部の○○です。
本メールと行き違いになっていましたら申し訳ございません。
〇〇の件、本日が提出期限となっております。
添付の資料をご確認いただき、本日中に承認をお願い致します。
〇月〇日（水）15時〜の会議で必要な書類になります。
お忙しい中お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い致します。
お願いメール例文！部下や後輩に面倒なことを依頼する場合
誰でもいいから誰かできる人にお願いしいという気持ちではNG
「あなたにお願いしたいです！」と言われて頼まれる仕事と、「誰か手が空いてる人いますか？誰でもいいからお願いできる？」と渡された仕事。
どちらがやる気になりますか？
部下や後輩への依頼でも、面倒だと思う仕事こそ丁重に！
【例文】
件名：新製品の販促キャンペーンについて
〇〇様
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
来年度から発売予定の新製品○○販促キャンペーンについて各部署の皆様からご意見を伺いたくご連絡致しました。
つきましては下記の日程にて販促会議を行います。
【販促会議】
- 日時：〇月〇日（月）13:00～
- 場所：本社5階会議室
お忙しいところ恐れ入りますが、日程のご調整をいただけますでしょうか。
会議参加の可否を〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。
尚、参加可能であれば、事前に新製品を郵送にてご自宅までお届け致します。
〇〇さんには、新製品のモニターとして使い心地などもご意見をいただければ嬉しいです。
前回、提出をしていただいた〇〇企画書はユーザー目線でまとめられた魅力的な内容でしたので、今回も是非、〇〇さんにお願いしたいと思っております。
ご協力いただきますよう何卒宜しくお願い致します。
お願いメール例文！部下や後輩に業務時間外に対応をしてもらう場合
業務時間外=プライベート時間と認識するべし！
ついつい部下や後輩には、相手の都合を気にせずお願いしてしまうことありませんか？
「あと少しだからついでにやっておいて！」、「これも一緒にお願い！」と、気軽に追加業務をお願いしていませんか？
あと少しだろうが、ついでの作業だろうが、やはり時間外に何かをお願いする場合は相手の立場を尊重する気持ちでお願いしたいものですね。
相手のプライベートの時間を費やしてもらうわけですから！
例文1 「お休みに出勤をお願いしたい」などイレギュラーな業務時間外の対応
件名：明日の業務について
〇〇様
お疲れ様です。〇〇です。
勤務時間外のご連絡となり申し訳ございません。
以前より部署の皆さんにはお気遣いをいただいておりましたが、本日、母が緊急入院をすることになりました。
明日は出勤予定でしたが、休みをいただきたくご連絡致しました。
私事である上に、急なご連絡となり申し訳ございませんが、明日は私の代理で業務をお願いできないでしょうか。
- 〇時～ 〇〇様との打合せ
- 〇時～ 〇〇社へ納品
- 〇時～ 営業会議
上記の予定ですが、各担当者の方へは私からご連絡を入れておきます。
〇〇さんも、明日はお休みのところ誠に申し訳ございません。
ご検討の程よろしくお願い致します。
例文2「特別な案件をお願いしたい」など、就業時間内には完結できないであろう業務の対応依頼
件名：資料作成及び新プロジェクトのお願い
〇〇様
お疲れ様です。〇〇です。
今日は〇〇社への見学同行ありがとうございました。
予定よりも長い時間となってしまい申し訳ございません。〇〇社とは今後もより良い関係性で在り
続けたいと改めて感じました。
就業時間外の作業になるとは思いますが、本日の感想とご相談をいただいた件について資料をまとめていただけると助かります。
また、今後は〇〇社との共同プロジェクトを立ち上げる予定です。
〇〇さんには、是非、プロジェクトチームの一員となっていただきたいと考えております。
時間外の業務依頼が増えてしまうかもしれませんが、チーム一丸となって、このプロジェクトを成功に導けるよう頑張りましょう！
どうぞよろしくお願い致します。
承諾してもらった・断られた場合の返信文は？
快諾しえもらえた場合も、そうでない場合も感謝の気持ちをしっかり伝えよう
どちらにしても、お願いメールに対してスケジュールを調整してくれたり、依頼案件をなんとかできないか引き受ける方法を検討してくれたり、相手も忙しい中で何らかのアクションがあったはずです。
貴重な時間をいただいたわけですから、まずはそこに感謝の気持ちを忘れずに！
承諾の場合
①まずはメールの返信をいただいたことに感謝
- 「ご連絡・ご返答・ご回答いただきありがとうございます。」
- 「早速のご連絡ありがとうございます。」
②依頼を引き受けて下さったこと、承諾していただいたことへの感謝と相手への気遣いの言葉
- 「ご承諾いただき誠にありがとうございます。」
- 「ご多忙中にもかかわらず快諾いただきましたこと心より感謝申し上げます。」
- 「この度は無理なお願いを聞いて下さり、ご寛容に心より感謝いたします。」
- 「〇〇につきまして、ひとえに〇〇様のお力添えがあったからこそと心より感謝しております。」
- 「柔軟にご対応いただき有難うございます。」
承諾メールの返信例文
件名：Re返信：【ご承諾ありがとうございます】〇〇の件
〇〇様
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
〇〇の件、ご無理を申し上げたにも関わらず、ご承諾いただき有難うございます。
それでは下記の内容にて正式に注文の準備を進めて参ります。
- 商品：
- 個数：
- 納期：
- 支払い：
以上
全ての商品が整い次第、またご報告をさせて頂きます。
何卒宜しくお願い致します。
断りの場合
①まずはメールの返信をいただいたことに感謝
- 「ご連絡・ご返答・ご回答いただきありがとうございます。」
- 「早々にお返事をいただき、ありがとうございます。」
②無理なお願いをしたことへのお詫びと、相手への気遣いの言葉
- 「無理なお願いを申し上げ、お詫びいたします。」
- 「厚かましいお願いをして、誠に申し訳ございませんでした。」
- 「お忙しい中ご検討をいただき誠にありがとうございました。」
- 「いろいろとご尽力いただき誠にありがとうございました。」
- 「この度はご都合が合わず残念ですが、またの機会に是非、ご参加いただきたく存じます。」
- 「ご依頼の件につきましては、お気遣いなくお願い致します。」
断りメールの返信例文
件名：Re返信：【ご回答ありがとうございます】〇〇の件
〇〇様
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日お願いをさせて頂きました〇〇の件につきまして、ご多忙の中、丁寧な返信をいただき恐縮しております。
いただいたアドバイスをもとに、再度こちらで見直しをして参ります。
お忙しいところ勝手を申しまして、大変失礼いたしました。
今後とも宜しくお願い致します。
まとめ
【お願いメール例文！同僚に急ぎで対応をしてもらう場合】
- 優先的に見えてもらえるようメール件名に工夫
- 納期や急を要する理由を明記
【お願いメール例文！同僚に面倒なことを依頼する場合】
- 作業手順やポイントを伝え、「なぜあなたにお願いしたいのか」を強調して伝える
【お願いメール例文！同僚に業務時間外に対応をしてもらう場合】
- 作業にかかる時間や、通常業務とは違う点など業務時間外だからこその注意点などを明記
【お願いメール例文！上司に急ぎで対応や承認をしてもらう場合】
- 一日に大量のメールと受信・確認している上司へは件名だけでも緊急度が伝わるよう工夫
- 期限や進捗状況など詳細をわかりやすく簡潔に！
【お願いメール例文！上司に面倒なことを依頼する場合】
- 貴重な時間をわざわざ使っていただくということを念頭に「丁寧な言葉」でわかりやすく簡潔に！
- 上司の都合にも配慮したスケジュールや返信期限を明記
【お願いメール例文！上司に業務時間外に対応をしてもらう場合】
- 「どうしてもその人に頼みたい！」という気持ちを強調
- 時間に余裕がない・不利な条件なども明確にしてお願いすること
【お願いメール例文！部下や後輩に急ぎで対応や承認をしてもらう場合】
- 部下や後輩だからといって高圧的な言い方はNG
- 基本、お願いメールは誰に対しても謙虚な気持ちで送るべし！！
【お願いメール例文！部下や後輩に面倒なことを依頼する場合】
- 誰でもいいから誰かできる人にお願いしいという気持ちではNG
- 面倒だと思う仕事こそ丁重に！
【お願いメール例文！部下や後輩に業務時間外に対応をしてもらう場合】
- 業務時間外=プライベート時間と認識するべし！
- 相手の立場を尊重する気持ちでお願いすること
【承諾してもらった・断られた場合の返信文は？】
- 快諾しえもらえた場合も、そうでない場合も、
- まずは返信をいただいたことに感謝と気遣いの言葉を忘れずに！
今回のお願いメール例文は全て「〇〇さん、お疲れ様です。」の書き出しでそろえました。
しかし、これに疑問を感じる方もいらっしゃるのでは！？みんな当たり前のように書いてるから、なんとなく・・・・暗黙のルールだと思うから一応いつも書いてるという方、その一言は本当に必要なのか？
確かにお互いを思いやる一言で、気持ちよく仕事を進めることができるのかもしれません。しかし1日に大量のメールを受信し確認が必要な人にとっては、その一言は、それほど重要ではないと感じている場合もあるかも！？
仕事の質やスピードを上げたいという職場であれば、おもいきって挨拶文は削除する提案をしてみるのもありかもしれませんね！
急いでる人、忙しい人には伝えるべきことを簡潔に記す。結論がすぐ伝わる短いメールを意識するなど、メールに限らず相手の立場になって考えることが大切なのではないでしょうか。
そして、挨拶文を削除する方針になったとしても、その時々の相手の状況や立場に合わせて、労いの言葉や仲間を思いやる気持ちを文章にそっと書き添える心のゆとりを忘れないようにしたいものです。
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