面接用の履歴書が返却される・されないの違いはこんな所にあった!!

面接が終わり、残念ながら不採用となって履歴書が返却されて来た経験ありますよね？特に第一志望の企業から返却された履歴書を見るのは正直辛いものがあります。私も就職活動中に何度かそういう思いをしたのが蘇ります。

しかしご存知でしたか？

履歴書を返却する会社が約4割に対して返却しない、もしくは要望があれば返却するが6割なのです。今回は企業に提出した履歴書の返却について解説をして行きます。

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履歴書を返却する企業、返却しない企業の違いは？

履歴書はまさに個人情報です。個人情報保護法では、ある一定の期間が過ぎれば適切な方法で書類を破棄することが義務付けられています。しかし、企業としては履歴書が手元にあれば情報漏洩のリスクを抱えることになります。

そこで履歴書の保管と管理をあえて行わず不合格者もしくは返却希望者に一斉に不採用通知とともに返却している企業があります。

最大の理由は費用がかかることです。履歴書の返却には人件費と郵便代がかかります。大企業の場合、応募者の数も相当数に上りますから、費用だけでも莫大になります。

次に履歴書の紛失を避けるためです。郵便配達の誤配送や郵便物の所在が分からないなど紛失すれば個人情報漏洩として報告する義務が出てきます。こうしたリスクをあえて犯すより社内で全て破棄すれば問題はなくなります。

また、履歴書には面接官や書類選考時に担当者などが書いた書き込みがあることも考えられます。企業としてはこうした情報は表に出さないようにするため応募者に履歴書を返却しないのです。

企業では一般に応募要項に履歴書の返却はしないと担保するため、一言明記して応募者に注意を促しています。

応募者が提出した履歴書を手元に残したいのであれば、応募前にコピーを取り一部保存しておけばいいのです。

個人情報保護法では履歴書に関しては企業側の情報管理と破棄については明記されていますが、返却義務はうたっていません。

また、個人情報保護法には応募者からの求めによるデータの削除、利用停止は明記されていますが、応募者から返却する要望が来ても履歴書など書類を返却する義務はないとなっています。

採用になった人の履歴書は企業によってはファイルで保管することもあります。

個人情報の観点から、企業側が責任を持って保管と管理をするのですが、一般に当該社員が退職してもその後一定期間は保管されます。これは退職後に何か問題があって照会が来たりすることもあるので保管をするのです。