面接用の履歴書が返却される・されないの違いはこんな所にあった!!

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面接が終わり、残念ながら不採用となって履歴書が返却されて来た経験ありますよね?特に第一志望の企業から返却された履歴書を見るのは正直辛いものがあります。私も就職活動中に何度かそういう思いをしたのが蘇ります。

しかしご存知でしたか?

履歴書を返却する会社が約4割に対して返却しない、もしくは要望があれば返却するが6割なのです。今回は企業に提出した履歴書の返却について解説をして行きます。

履歴書を返却する企業、返却しない企業の違いは?

履歴書を返却する理由

履歴書はまさに個人情報です。個人情報保護法では、ある一定の期間が過ぎれば適切な方法で書類を破棄することが義務付けられています。しかし、企業としては履歴書が手元にあれば情報漏洩のリスクを抱えることになります。

そこで履歴書の保管と管理をあえて行わず不合格者もしくは返却希望者に一斉に不採用通知とともに返却している企業があります。

 履歴書を返却しない理由

最大の理由は費用がかかることです。履歴書の返却には人件費と郵便代がかかります。大企業の場合、応募者の数も相当数に上りますから、費用だけでも莫大になります。

次に履歴書の紛失を避けるためです。郵便配達の誤配送や郵便物の所在が分からないなど紛失すれば個人情報漏洩として報告する義務が出てきます。こうしたリスクをあえて犯すより社内で全て破棄すれば問題はなくなります。

また、履歴書には面接官や書類選考時に担当者などが書いた書き込みがあることも考えられます。企業としてはこうした情報は表に出さないようにするため応募者に履歴書を返却しないのです。

企業では一般に応募要項に履歴書の返却はしないと担保するため、一言明記して応募者に注意を促しています。

応募者が履歴書を手元に残したい場合は?

応募者が提出した履歴書を手元に残したいのであれば、応募前にコピーを取り一部保存しておけばいいのです。

個人情報保護法では履歴書に関しては企業側の情報管理と破棄については明記されていますが、返却義務はうたっていません。

また、個人情報保護法には応募者からの求めによるデータの削除、利用停止は明記されていますが、応募者から返却する要望が来ても履歴書など書類を返却する義務はないとなっています。

採用された人の履歴書はいつまで保管するの?

採用になった人の履歴書は企業によってはファイルで保管することもあります。

個人情報の観点から、企業側が責任を持って保管と管理をするのですが、一般に当該社員が退職してもその後一定期間は保管されます。これは退職後に何か問題があって照会が来たりすることもあるので保管をするのです。

一般には退職後3年保管となっていますが、損害賠償債務の時効である10年保管をしている企業もあります。この期間は法定保存期間と言い、労働基準法・労働安全衛生法・雇用保険法・消費税法などでも述べられています。

私は以前勤務していた企業にストックオプションの権利があり、その件で退職後3年以上経過していたのですが、人事に問い合わせたところ、社員の情報はデータベース化しており直ぐに対応してくれました。

法定期間を過ぎた履歴書ですが本人の連絡先が退職後に変わっている可能性もありますから、企業では一括して廃棄処分しているのが現状です。

不採用者の履歴書も保管する場合もある

先ほど述べたように不採用者の返却されない履歴書は一定期間後に破棄されます。大量の応募者のファイルを保管するにはスペースもないこと、個人情報の面で廃棄処分にする方が漏洩のリスクを防げるからです。

しかし企業によってはその後もしばらく保管されることもあります。採用者が辞退して追加で選考する場合、または新たに人材を募集するケースなど稀にあるため保管をすることもあります。

ただし今後の採用計画を立案するための参考資料として使いたいという新しい目的が発生する場合は、その使用目的を説明して、応募者から同意を得る必要があります。つまり原則、履歴書は採用目的以外に流用は勝手にできないとなるわけです。

ちなみに企業の監査ではこうした個人情報取扱い状況も調査対象となることもあるため、採用・不採用に関わらずあらゆる書類を厳重に管理しています。

まとめ

1. 履歴書を返却する企業と返却しない企業の違いはコストと手間
2. 応募者に履歴書は返却されない場合が多いため、一部コピーしておく
3. 採用者の履歴者はいつまで保管するか?
4. 不採用者の履歴書も保管されることもある

【大迷惑】面接官「不採用って事で」私「履歴書返却して貰いたいので、取りに行きます」面接官「は?履歴書返せって言われたのは初めてですよ」→結果

【大迷惑】面接官「不採用って事で」私「履歴書返却して貰いたいので、取りに行きます」面接官「は?履歴書返せって言われたのは初めてですよ」→結果 【スカッとじゃぱん】

応募者が書いた履歴書の取扱い方法についてまとめてみました。企業は個人情報保護法の成立により、より一層応募者の個人情報の管理を徹底しています。特に大企業で不採用になった場合はほとんど返却されません。返却にはコストや手間もさらにかかるからです。

一生懸命書いた履歴書が返却されるのは辛いものがありますが、めげずに就職活動頑張りましょう!

 

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