仕事をしていると、上司からご指摘を受ける場面があります。
それがメールで送られてきたとき、どのように返信すればいいのか悩みますよね。
今回は、上司から指摘のメールが来た時の返信に注目して、以下の内容でご紹介いたします。
返信するときの注意点は？
- 返信するときに意識すべきポイント3つ！
- 返信するときに使えるワード集
- 返信するときの文例集
- 上司からの指摘に落ち込んでしまうときの対処法！
社会人として身に着けておきたいですよね。
この記事を読めば、返信方法や、指摘されたときの対処法を身に着けることができますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
上司から指摘のメール！返信するときの注意点は？
上司から指摘のメールが送られてきたとき、注意すべき点があります。
では、順番にみていきましょう。
謝罪は口頭で伝える
メールでご指摘や注意を受けたとしても、返答は基本的に直接口頭で伝えましょう。
メールで返信する場面は、以下のような時です。
- 社外の方からのご指摘
- 社内の方であっても、出張中などで会えないとき
このような場面では、電話かメールで返信します。
素直な気持ちで謝罪と感謝を伝える
まずは、お相手が指摘したくなるようなことがあったことへの『謝罪』。
そして、指摘ってなかなか言いづらかったりもしますよね。
でも、指摘することでより良くするために伝えてくださっているので、『感謝』の気持ちを伝えましょう。
反対意見があったとしても冷静に！
納得のいかないこともあるかもしれませんし、ご自分なりの理由があることでしょう。
その中での指摘なのでカチンとくることもあるかもしれませんね。
しかし、そんな時こそ冷静に！
感情的になってしまっては、しっかりと伝わらなくなってしまうこともありますので、文面で伝えるのが難しいとき、長くなりそうなときは、直接お電話や、会いに行ったほうが確実です。
文章で、自分の意図をしっかりと伝えることって、とても難しいです。
友人や、恋人とのメールのやりとりでさえ、すれ違いが起きることってないですか？
自分の中の解釈と、相手の解釈が大きく違うことってよくあるので、間違いなく伝えたいことは、しっかりと口頭で伝えることが重要です。
そのための時間を設けてほしいことを、伝えるといいですね。
改善策を提示する
ただ謝罪と感謝の言葉だけで終わらせてしまうと、結局のところどう改善されるのかがわからず、お相手もモヤっとしてしまいます。
謝罪と感謝を踏まえた上で、どう改善していくつもりなのかを一緒に伝えるのが望ましいですね。
上司から指摘のメールが来た！返信するときに意識するべき3つのポイント
ここでは、指摘メールへの返信を書くときに意識すべき3つのポイントをご紹介いたします。
① 返信は早めにする
返信をしないなんてことは言語道断！
必ず返信、何よりも、早めの返信を心がけましょう。
② 件名は謝罪・御礼とわかるものにする
「〇〇の件について」「〇〇についてのお詫び」といったように、件名を見ただけでどんな内容かわかるようにしておくと、お相手がわかりやすいかと思います。
仕事のメールを何件も受信する方であれば、埋もれてしまう可能性もなきにしもあらず。
件名を入れるだけで、パッとみつけやすくなるので、記載するようにしましょう。
③ 本文はどのようなミスかわかるように書く
先ほどの内容と重複してしまいますが、仕事のメールを何件も受信する方、業務内容をメールでやり取りする機会の多い方であれば、ただ謝罪と御礼を言われても、なんのことに対して言われているのか、思い出すことから始めなければなりません。
それでは時間を取らせてしまうので、こちら側から「先日、このような〇〇の案件について、このようなご指摘を頂いた件についてですが」と添えると、わかりやすくて助かりますよね。
以上の3つを意識することで、上司にも失礼がなく、丁寧な対応をすることができますので、取り入れてみてくださいね。
返信するときに使えるワード集！
ご指摘や注意を受けた時に使えるワードを集めました。
まずは以下をご覧ください。
謝罪
- 申し訳ございませんでした
- 申し訳ございません
感謝
- ご指摘ありがとうございます
- ご指摘いただいたこと、ありがたく思っております。
- ご指摘いただいたおかげで、ミスに気づくことができました。
- ご指摘いただいたことで、より良く改善することができました。
- 今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
これらのワードを使うことで、お相手への申し訳ない気持ちと、感謝の気持ちを伝えることができます。
では、実際にどのような文面ができあがるのか、次でご紹介いたしますね。
上司から指摘のメール！返信するときの文例集
では、早速例文をみてみましょう。
今回は、上司からの指摘に対する返信文例です。
「件名：業務連絡 記載漏れについて」
〇〇係長
お疲れ様です。
ご出張中とのことで、メールでの返信で失礼いたします。
昨晩ご指摘いただきました、業務連絡の記載漏れについてです。
私が確認を怠った為に、数点漏れがありましたこと、お恥ずかしい限りです。
申し訳ございませんでした。
また、ご指摘いただきありがとうございました。
今後同じ事なきよう、しっかりと確認いたします。
本日、記入漏れのあった個所の修正をいたしましたので、戻られましたら再度ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
これからも、ご指導、ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
〇〇(自分の名前)
さきほどご紹介したポイントをすべて盛り込みました。
文面はもちろん大切なのですが、何よりも大切なのは「素直な謝罪と感謝の言葉」です。
申し訳ない気持ちと、ご指摘への感謝の気持ちは、しっかりとお伝えしましょう。
上司からの指摘に落ち込んでしまう時の受け入れ方は？
何か指摘されるごとに「また指摘されてしまった」「なぜ自分はこんなにもミスが多いのだろうか」と、落ち込む方もいらっしゃるのではないでしょうか？
最初に結論を言うと、『指摘=否定』ではありません。
私も前までは指摘＝否定だと感じていたので、逐一落ち込んでいました。
克服したかのような書き方をしていますが、今でもたまに落ち込みます(笑)
ですが、帰宅して部屋の隅で体育座りをほど絶望することはなくなったので、どう対処しているのか？
どう受け入れるようにしたのかを、お話したいと思います。
指摘は自分のためにしてくれている
まず、指摘＝否定ではない、ということを強く意識するようにしました。
落ち込んでいたころの私は「指摘=お前はだめだ」と言われているように考えていました。
しかし、指摘というのは『改善できるように教えていただいている』ということです。
もちろん、言い方のキツイ指摘や、八つ当たりに近い指摘もありますが、基本的には、『こうしたら良くなるよ！』『ここを直してほしいな！』という相手からの優しさや、お願いだったりします。
逆の立場で考えてみましょう。
後輩がミスをして、あなたがそれを発見したとき。
あなたはどんな感情で後輩に指摘しますか？
「ここ間違えてたよー、次から気をつけようね。」
といった感じで、怒りや憎しみではなく、優しさをもって指導するつもりで言いませんか？
きっと上司も同じですよ！
なので、落ち込むのではなく、『教えてくださったのだから次からは気をつけよう』とか、『改善方法を教えてもらえて有難いなぁ』と、次に活かしたり感謝をするべきなんですね。
私も、このことに気がついてからは、落ち込む回数は格段に減りました！
たしかにグサッとはきますし、キツイ言い方をされたときは落ち込みますが(笑)
『自分のために言ってくださった』ということを念頭にいれておくことで、傷を最小限まで減らすことができますので、ぜひ試してみてくださいね。
そして、『だれでもミスはします』。
完璧な人間なんていません。ミスを指摘している上司だって、ミスをするんです。
ミスをしちゃったら、次おなじことを繰り返さないように気をつけましょう。
まとめ
今回は、上司から指摘のメールがきた時の返信方法についてお話いたしました。
では、最後に今回の内容をポイントで振り返りましょう。
- ご指摘がメールできても、なるべく口頭で返事をする
- 出張などで会えないときだけ、電話かメールで対応
- まずは素直な気持ちで謝罪と感謝をする
- 反対意見があるときは、感情的にならず、後日説明の場を設けてもらう
- ご指摘を受けての改善案を提示しよう
- 返信はなるべく早く！
- 件名、本文にはご指摘内容についてくわしく書くと親切
- 指摘＝否定ではないので、落ち込まなくてもいい
- だれでもミスはつきもの。ミスを教えて貰えたら、謝罪して感謝して、次にいかしましょう。
意識していれば、同じミスを繰り返すことはなくなります。
せっかく教えていただいたのですから、成長できるように、しっかり次に繋げたいですね。
指摘=愛だと、私は思っています。
上司からの愛をないがしろにしないためにも、信頼関係を維持するためにも、返信は忘れず丁寧におこないましょう。
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