上司から指摘のメールがきた時の返信と御礼の方法！

仕事をしていると、上司からご指摘を受ける場面があります。

それがメールで送られてきたとき、どのように返信すればいいのか悩みますよね。

今回は、上司から指摘のメールが来た時の返信に注目して、以下の内容でご紹介いたします。

上司から指摘のメール！返信するときの注意点は？

上司から指摘のメールが送られてきたとき、注意すべき点があります。

謝罪は口頭で伝える
素直な気持ちで謝罪と感謝を伝える
反対意見があったとしても冷静に！
改善策を提示する

では、順番にみていきましょう。

謝罪は口頭で伝える

メールでご指摘や注意を受けたとしても、返答は基本的に直接口頭で伝えましょう。

メールで返信する場面は、以下のような時です。

社外の方からのご指摘
社内の方であっても、出張中などで会えないとき

このような場面では、電話かメールで返信します。

素直な気持ちで謝罪と感謝を伝える

まずは、お相手が指摘したくなるようなことがあったことへの『謝罪』。

そして、指摘ってなかなか言いづらかったりもしますよね。

でも、指摘することでより良くするために伝えてくださっているので、『感謝』の気持ちを伝えましょう。

反対意見があったとしても冷静に！

納得のいかないこともあるかもしれませんし、ご自分なりの理由があることでしょう。

その中での指摘なのでカチンとくることもあるかもしれませんね。

しかし、そんな時こそ冷静に！

感情的になってしまっては、しっかりと伝わらなくなってしまうこともありますので、文面で伝えるのが難しいとき、長くなりそうなときは、直接お電話や、会いに行ったほうが確実です。

文章で、自分の意図をしっかりと伝えることって、とても難しいです。

友人や、恋人とのメールのやりとりでさえ、すれ違いが起きることってないですか？

自分の中の解釈と、相手の解釈が大きく違うことってよくあるので、間違いなく伝えたいことは、しっかりと口頭で伝えることが重要です。

そのための時間を設けてほしいことを、伝えるといいですね。

改善策を提示する

ただ謝罪と感謝の言葉だけで終わらせてしまうと、結局のところどう改善されるのかがわからず、お相手もモヤっとしてしまいます。

謝罪と感謝を踏まえた上で、どう改善していくつもりなのかを一緒に伝えるのが望ましいですね。

上司から指摘のメールが来た！返信するときに意識するべき3つのポイント

ここでは、指摘メールへの返信を書くときに意識すべき3つのポイントをご紹介いたします。

① 返信は早めにする

返信をしないなんてことは言語道断！

必ず返信、何よりも、早めの返信を心がけましょう。

② 件名は謝罪・御礼とわかるものにする

「〇〇の件について」「〇〇についてのお詫び」といったように、件名を見ただけでどんな内容かわかるようにしておくと、お相手がわかりやすいかと思います。

仕事のメールを何件も受信する方であれば、埋もれてしまう可能性もなきにしもあらず。

件名を入れるだけで、パッとみつけやすくなるので、記載するようにしましょう。

③ 本文はどのようなミスかわかるように書く

先ほどの内容と重複してしまいますが、仕事のメールを何件も受信する方、業務内容をメールでやり取りする機会の多い方であれば、ただ謝罪と御礼を言われても、なんのことに対して言われているのか、思い出すことから始めなければなりません。

それでは時間を取らせてしまうので、こちら側から「先日、このような〇〇の案件について、このようなご指摘を頂いた件についてですが」と添えると、わかりやすくて助かりますよね。

以上の3つを意識することで、上司にも失礼がなく、丁寧な対応をすることができますので、取り入れてみてくださいね。

上司から指摘のメール！返信するときの文例集

では、早速例文をみてみましょう。

今回は、上司からの指摘に対する返信文例です。

「件名：業務連絡　記載漏れについて」

〇〇係長

お疲れ様です。
ご出張中とのことで、メールでの返信で失礼いたします。

昨晩ご指摘いただきました、業務連絡の記載漏れについてです。
私が確認を怠った為に、数点漏れがありましたこと、お恥ずかしい限りです。
申し訳ございませんでした。
また、ご指摘いただきありがとうございました。