新しく始まる春。誓いも新たにスタートをきる新社会人さん。部署異動によりメール対応業務が増えたという方、基本的なマナーも学び、いざ実務に取り掛かろうと張り切ってはみるものの…
「あれ？これ何だっけ？」
「え？こういう時はどうするの？」
メールの文章がスムーズに書けず仕事が終わらない・・・なんてことありませんか？
例えば、ビジネスシーンでよくあるこのようなやり取り。
大切な電話がかかってきたのに、他の打合せ中で電話に出れなかったため、後からメールで連絡を入れたい。
マニュアルを用意してもらったのに、やり方がわからない…。先輩や上司、お取引先の方にメールでやり方を聞きたい。
「ご教授ください」というフレーズは見たことあるけど実際に使い方がわからない。
このような状況で困惑してしまった方、上手に対応できない、苦手意識があるという方へ、すぐに使える例文付きでポイントを紹介します。
苦手克服＆マナー向上を目指しましょう！
書き方が難しいビジネスメール
そもそもビジネスメールは、なぜ難しく感じてしまうのでしょうか？
ビジネスメールで頻繁に使う定番のフレーズは、普段の生活ではあまり使わない独特の言い回しも多いです。
慣れない言葉遣いのため、何となく苦手意識がついてしまいがち。でも大丈夫です！何度か使ううちに聞き馴染みのあるフレーズとして、自然に出てくるようになります。
メールを書くタイミングや、どんな状況でどんな相手に対して書くべきか？これも安心して下さい！書き方のマナーも概ね決まっています。
ビジネスメールを難しいと感じてしまう方は、単に使う頻度が少ないから。書き方・使い方のマナーを覚えて、ぜひ、スマートに使いこなしていきましょう。
ビジネスメールを書くときのマナー
①メールの型を守る
一般的な型
宛名 → 挨拶 → 名乗り → 本文 → 結び → 署名
②件名はわかりやすく
1日に数多くのメールを受信する方もみえます。
メールを開くまえに件名からも概要を把握できるので内容を理解してもらいやすい。
※件名の例
〇月〇日の打合せにつきまして
【△△社】お見積り書
【至急】〇〇のご依頼
③本文の最初に宛名を入れる
個人宛の場合は、会社名 → 部署名 → 役職 → 氏名の順に記載する。
氏名が不明なら「ご担当者様」でも可。組織、団体宛の場合は「〇〇御中」と記載する。
これは誰がメールを開いてもよい場合です。
「御中」と「様」、「役職」と「様」は同時に使用しない。
大勢にまとめて送る場合は「関係者各位」、「〇〇部各位」などと記載する。
CC設定をするなら、個人の宛名の下に（CC:〇〇様）と書き添える。BCC設定をするなら、（BCCで一斉送信しております）などと書き添えると丁寧です。
◆TO
- メール内容を伝えたい人（※基本的に返信もこの人がする）
- CCの送信先アドレスも確認できる。
- BCCの送信先アドレスは見ることができない。
◆CC
- メール内容を同時に把握しておいて頂きたい上司や関係者。
◆BCC
- 顧客などに一斉送信する場合に使うと便利。
- 他のBCC送信先アドレスは見えないように隠されている。
※BCCで他のアドレスを隠して送信すべきところを、TO.CC設定にしてしまうと個人情報保護の問題になる場合もあるので注意！！
④挨拶をして名乗る
宛名の次は、挨拶の一文を入れて自分の所属や氏名を名乗ります。挨拶文は、状況や間柄により変えてもよい。
※例文
お世話になっております。
△△株式会社の〇〇でございます。
お世話になります。
ご連絡ありがとうございます。
ご無沙汰しております。
etc
⑤本文
伝えたい内容を簡潔にまとめる。
※「御社」は口語、「貴社」が文語での敬称なので、ビジネスメールでは「貴社」が一般的。
「ご苦労様です。」は目上の人から目下の人への労いの言葉。上司など目上の方へは使用しないように注意！
⑥結びの一文を入れる
伝えたい内容文の後に、結びの一文で締める。
※例文
何卒宜しくお願い致します。
引き続きよろしくお願い致します。
⑦最後に署名を入れる
*******************************************
- 会社名、部署名
- 氏名
- 住所
- 電話番号、Fax番号
- メールアドレス
- ホームページURL
*******************************************
※業種によっては定休日や営業時間などのお知らせも入れることも可。
「問題ないことを確認しました」のメール例文は？
業種や業務により内容は様々だとは思いますが、相手の方から、最終確認を求められる場面はビジネスをする上でよくあるシーンです。
- 見積書の最終確認
- 商品の発注内容について確認
- 仮案、仮原稿の内容確認
- スケジュールについての確認
etc
- 「最終的にこちらで問題ないですよね？」
- 「間違っている部分はありませんか？」
- 「こちらで話を進めますが大丈夫ですよね？」
という気持ちで相手は最終確認メールを送ります。その返信をもって、お互い相違ないと認識し合うことができます。
そこで初めて本契約に進む、正式な発注を行う、最終請求書を作る、校了とするなど、次の段階に仕事を進めることができる大切なメールのやり取りとなります。
《例文1》商品の詳細を確認してから正式に発注したい場合
件名:【○○の件】確認致しました
〇〇様
お世話になります。
株式会社〇〇の△△でございます。
□□の件、詳細の資料をご送付いただき有難うございました。
内容に相違ございませんでしたので、こちらの商品を正式にご依頼させて頂きます。
品番××ー××× 「商品名」 〇個
〇月〇日までに発注書をメールにてお送り致しますので、ご確認いただきますようお願い申し上げます。
引き続きよろしくお願い致します。
《例文2》原稿の最終確認をして校了としたい場合
件名:【○○原稿】最終確認済
〇〇様
ご連絡ありがとうございます。
〇〇部の〇〇です。
お忙しい中、原稿の修正及び写真データ差し替えのご対応をいただき感謝いたします。
原稿、写真共にこちらで問題ございません。
校了締切の間際のタイトなスケジュールにも関わらず、調整をしていただき大変助かりました。
今後とも宜しくお願い致します。
「電話に出れなかった」のメール例文は？
外出中や他の商談中、打合せ中、もしくは違う電話の対応中に、自分宛の電話がかかってきた場合。
電話に出れない状況はいろいろありますが、相手の貴重な時間を自分のために使ってくれた(電話をかけてくれた)ことに感謝し、すぐに折り返しの電話をすることが一番です。
しかし、こちらから電話をかけたタイミングで相手も電話に出れない状況だった！そんなことも、ビジネスシーンではよくあること。
何度も入れ違いになってしまった！！なんてこともありますよね。
後ほど、メールで要件を確認したい。電話に出れなかった旨を伝える内容はどう書く？
《例文1》電話が入れ違いになり、またこちらから電話をしてお話をしたい場合
件名:ご連絡ありがとうございます
○○様
お世話になります。
㈱△△の○○でございます。
先程は何度かお電話を頂戴したにも関わらず、入れ違いになってしまい大変失礼いたしました。
○○についての詳細をお伝えさせて頂きたくご連絡を差し上げました。
取り急ぎ、資料を添付致しますのでご確認いただけますと幸いです。
明日、○月○日の午前10〜11時の間に再度、私のほうよりご連絡させて頂きます。
何卒宜しくお願い致します。
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