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業務時間外に上司宛に送付をする場合の無視されない例文は?なぜマナー違反?違法なの?

仕事をしていく中で、上司や仕事関係者に連絡事項などメールする事ってよくありますよね。

業務時間内のメールなら、直ぐにでも送付出来ますが、送付する時間が業務時間外の時もあると思います。

仕事の内容だとしても、業務時間外にメールをして大丈夫なのかどうか、不安になりますよね?

そこで!

  • 業務時間外にメールを送付するのは、どうマナー違反なのか?
  • どうしても送付しなくてはいけない場合どうすればいいのか?

と、いうことをご紹介していきたいと思います!

業務時間外にメールを送付することはなぜマナー違反なの?違法なの?

そもそも、営業時間外にメールを送付するのは法律上では違法になります。

メールなので、送付しておけば翌日にでも確認してもらえる。という判断をする方も多いかと思います。ですが、受け取る相手先が、上司ではなかったら、PCとスマホを同期していたら、

「なんて時間に送ってくるんだ!」と思われてしまいます。

もちろん、時間外にメールを送付しても大丈夫という、上司や取引先も存在するので、一概に絶対ダメ!とは言い切れません。

業務時間外にメールを送付するケースとは?

営業時間外なのに、メールを送付しないといけない場合とは、どんな場合なのでしょう?

  • 休日の上司(取引先)への仕事のメール
  • 休日に緊急報告のメール
  • 体調不良などの予定外メール

など、様々な理由が見受けられます。

業務時間外に上司宛に送付をする場合の無視されない例文は?

業務時間外に上司にメールしたけど、返事が返ってこない!!無視されている!!という経験をした方も少なくないはずです。

メールに対して、どうしても返事がもらいたい!無視されない、失礼のない文章を送るのをお勧めします。

例文

どうしても時間が夜になってしまった場合

「夜分遅くに大変失礼いたします。~~について、急ぎのご確認をさせて頂きたく、夜遅くになりますが、連絡させて頂きました。」
「お疲れ様です。夜遅くに連絡してしまい、申し訳ございません。明日の~~の内容のご報告になります、ご確認よろしくお願い致します。」

緊急だという事や、夜遅くに連絡して申し訳ない事が伝わり易い文章を送りましょう。

休日だった場合

「お休みの所大変申し訳ございません。~~いい休日をお過ごしください。」

「休日のメール、失礼します」から文章を打っていくのをお勧めします。よほどの緊急事態などでない限り、電話はあまりしない方をお勧めします。

営業時間外に同僚にメールしたけど、返事がこないし、無視されている!!

上司と違い、距離感の近い同僚ですが、営業時間外のメールを無視される・・・という方も少なくないはずです。

たとえ同僚だとしても、プライベートな時間に仕事のメールを送るのですから、失礼のない文章を送るのをお勧めします。

例文

どうしても時間が夜になってしまった場合

「お疲れ様です。夜遅くに失礼します。~~の件で、確認したいことがり、連絡致しました」
「お疲れ様です。夜分遅くになり、申し訳ございません。~~の件でご報告させて頂きます。」

夜に送った事への謝罪と、報告内容を簡潔にすることをお勧めします。

休日だった場合

「お休みの所、申し訳ございません。」
「休日のメール、失礼します。」

こちらも、上司への連絡と同じように、休日に連絡したことから、文章を始めるのをお勧めします。

こちらも、よほどの緊急でない限り、電話はしない事をお勧めします。

業務時間外に取引先やお客様宛に送付をする場合の無視されない例文は?

お客様や取引相手に、営業時間外に送らないといけない!上司や同僚と違い、失礼なメールは送れない、無視されてしまう可能性もある・・・

どう送れば、大事なお客様や取引先の方から、内容に対して返事がもらえるのか、業務時間外に送る失礼のない文章をお勧めします。

例文

どうしても時間が夜になってしまった場合

「夜分遅くに申し訳ありません。~~の内容の件について~~」
「夜分遅くに失礼いたします。」

夜の時間帯に送付するのですから、謝罪を文章前にワンクッション入れましょう。内容は長すぎないよう、簡潔にして送ることをお勧めします。

休日だった場合

「お休みの所申し訳ございません。~~取り急ぎメールにて、お礼申し上げます。」
「お休みの所、このようなメールを送り、大変申し訳ございません。」

お客様や取引先への休日の連絡は、「お礼メール」「緊急のメール」のみを送るのをお勧めします。ですが、営業時間外になるので、電話はお勧めしません。

自分宛に業務時間外にメールが送付をされてきた!無視をしてもいい内容とは?

夜遅くや、休日に上司や同僚から業務のメールが送られてきた!どう対処したらいい?と悩む方も少なくないはずです。

全てのメールへ返信してもいいですが、プライベートな時間に仕事が入ってきてしまうと、あまり良い気持ちではないですよね?

  • 返信した方がいいケース:「返信がすぐに必要な緊急な内容」
  • 無視をしてもOKなケース:「今すぐ返信をしなくても大丈夫な内容」

緊急内容であれば、すぐに返信した方が良いので、出来る限り対応する事をお勧めします。後日、数日後の内容など、緊急性がないようであれば、無視をしてもOKです。

ですが、休日や夜になるので、

  • 「休日なので、連絡はしないでください」
  • 「時間外はあまりメールを見ないので、返信が遅くなる」

など、一言伝えておくのをお勧めします。

業務時間外のメールに送付先が怒ってしまった場合の対処法は?

送付先から業務時間外メールについてクレームや怒られてしまった場合はどうする?

業務時間外にメールを送ることは、基本してはいけない事になります。なので、送付先の方から、お怒りを受けてしまう事は、とても多いはずです。

もちろん、こちらが悪いのですから、しっかりと謝罪の気持ちを、なるべく早く伝えなくてはいけません。

  • 「大変失礼いたしました」
  • 「心よりお詫び申し上げます」
  • 「この度はご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません」

上記の言葉を使い、こちらの非をしっかりと認める謝罪文を作りましょう。

業務時間外にメールをしてもマナー違反とならないようにルールを決めておこう

業務時間外にメールをして、相手を不快にさせないよう、ルールを作るのをお勧めします。

上司や同僚と、しっかり話し合い、決めていきましょう。

  • 業務時間外でも夜何時~何時までなら送ってOKか?
  • 送る内容の種類は?
  • 休日の人へのメールは?
  • お客様・取引先への時間外メールはどうするか?

など、しっかり、項目を出して決めていくのをお勧めします。

まとめ

業務時間外にメールを、上司や同僚、お客様や取引先の方に対して、送付する事は、基本違法になります。

ですが、どうしても送付しなくてはいけない事は仕事をする上で多々あるはずです。

なので、上司や同僚に無視されないよう、

  • 「夜分遅くに申し訳ございません・・・」
  • 「休日の所失礼致します・・」

取引先やお客様には

  • 「お礼メール」
  • 「緊急メール」
  • 「謝罪メール」

自分宛のメールには

  • 今すぐ対応しないといけないような緊急のメールには返信し、プライベートな時間はあまり返信できない等、伝えましょう。

送付先からのクレームやお怒りには

  • 「この度は大変申し訳ございません」

等、しっかり謝罪の気持ちを相手に伝わるよう、簡潔に非を認めるメールを早急に送りましょう。

上記のような事に気を付けながら、上司や同僚と、しっかり話し合い、業務時間外のルールを決めていきましょう。

様々なケースがあると思いますが、相手を不快にしない、丁寧なメールを送付する事が大事になりますので、しっかりとしたメールを送付して快い返信を受け取りましょう!

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